[Hiring] Administrative Assistant to the Cabinet @Fonction publique Territoriale

Role Description

Assure un appui administratif et logistique dans la coordination des relations élus-cabinet, et dans la gestion et le suivi administratif de la politique du maire et des élus en matière de proximité, de visites de terrain et de valorisation des actions de la ville et de ses partenaires. Garantit une organisation et planification hebdomadaire des activités du service, et participe au développement de l'image de la collectivité.

Coordination et planification :

• Coordonner les agendas, du maire et des élus.
• Coordonner l’activité du cabinet (mise en cohérence des agendas, organisation et compte rendu des réunions, suivi des rendez-vous).
• Organiser des réunions : convocations, logistique, en assurant une coordination hebdomadaire.
• Organiser les déplacements, les cérémonies officielles et réceptions.
• Coordonner les relations externes : priorisation et suivi des requêtes usagers, habitants, partenaires extérieurs.
• Assurer une veille documentaire pour les élus.
• Gérer et actualiser un fichier des contacts opérationnel.
• Mettre à jour le calendrier des formations.

Gestion administrative :

• Assurer le secrétariat des adjoints et conseillers municipaux délégués.
• Assurer le secrétariat et gestion de la formation et des frais de déplacement des élus.
• Assurer la constitution des dossiers pour le maire et les élus : note cabinet, note des services, informations pratiques.
• Elabore le budget et participe à l’exécution budgétaire.

Coordination des cérémonies protocolaires :

• Organiser les commémorations en relation les services partenaires.
• Rédiger des invitations et courriers.
• Mise à jour le fichier protocolaire et fichier « personnalité ».

Appui au Directeur de Cabinet :

• Mettre à jour le tableau de demandes de notes en lien avec la direction générale et suivre leur réception en amont.
• Conseiller le directeur de cabinet sur l’organisation des missions régulières, stratégiques ou d’urgence.
• Rester en veille sur les questions de dotations potentielles nécessaires à la bonne réalisation des missions du cabinet.
• Participer aux réunions du cabinet, envoi de l’ordre du jour, réalisation de compte rendu.

Qualifications

• Niveau d'études / Diplôme : Diplôme de niveau BAC + 2 (type BTS SAM, GPME, DUT CJ, etc.).
• Expérience : Expérience professionnelle minimale de 5 ans sur un poste similaire, de préférence au sein d'une collectivité territoriale ou auprès d'instances décisionnelles / d'élus.

Requirements

• Maîtrise éprouvée du fonctionnement et de l'organisation des collectivités territoriales.
• Excellente connaissance du cadre juridique lié à la gestion des élus (formations, frais de déplacement) et de la gestion budgétaire publique.
• Capacité d'organisation, de planification et d'anticipation avérée.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques, ainsi que des techniques d'archivage et de classement.
• Compétences rédactionnelles solides : rédaction de comptes rendus, notes de synthèse, courriers officiels et invitations protocolaires.
• Capacité à élaborer et suivre un budget de service.
• Maîtrise des règles de protocole (organisation des commémorations, réceptions, cérémonies et événements officiels).
• Gestion et suivi opérationnel des agendas, déplacements et dossiers d'élus.

Benefits

• Confidentialité et Réserve : Discrétion absolue, sens aigu de la déontologie et respect strict de la confidentialité au regard de la proximité avec la direction et les élus.
• Rigueur et Gestion des priorités : Grande réactivité, méthodologie et capacité à gérer les urgences tout en priorisant les demandes des habitants, usagers et partenaires.
• Aisance relationnelle et Communication : Excellent sens du contact, aisance à l'oral comme à l'écrit, et posture diplomatique adaptée au travail en cabinet.
• Autonomie et Proactivité : Capacité à rendre compte efficacement, esprit d'initiative, force de proposition et aptitude à apporter des solutions opérationnelles au Directeur de Cabinet.