[Hiring] Administrative Assistant in Department Secretariat @THM Technische Hochschule Mittelhessen

Role Description

Die Stelle einer Sachbearbeitung im Fachbereichssekretariat (w/m/d) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten
• Prüfungsverwaltung:
  • Datenpflege
  • Verwaltung des Prüfungswesens
  • Archivierung von Akten
  • Erstellung von Zeugnissen, Urkunden und Bescheinigungen
• Beratung der Studierenden zu Studiengängen und Studienprogrammen sowie zu ihrem individuellen Studien- und Prüfungsverlauf
• Allgemeine Mitwirkung bei der Verbesserung der Fachbereichsorganisation
• Mitwirkung bei der Organisation von Prüfungen, Koordination von Prüfungsterminen
• Prüfung von Zulassungsbedingungen und Einhaltung von Bestimmungen der Prüfungsordnungen
• Umsetzung der Vorgaben der Prüfungsausschüsse bzgl. der formalen Durchführung von Prüfungen sowie der Anerkennung von Prüfungsleistungen

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich
• Vorzugsweise Berufserfahrung im Bereich der Prüfungs- oder Dekanatsverwaltung von Hochschulen
• Kenntnisse von Strukturen und Abläufen im Hochschulwesen wünschenswert
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen (Excel, Word usw.)
• Sehr gute Englischkenntnisse, in Wort und Schrift
• Fähigkeit/Bereitschaft zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
• Offener und serviceorientierter Umgang mit allen Beteiligten (Studierende, Lehrkräfte, Mitarbeitende)

Benefits

• Eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem motivierten Team
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Die Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten gemäß den hausinternen Regelungen
• Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Kostenfreie Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs (ÖPNV) im Rahmen des Landestickets Hessen
• Attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.