[Hiring] Administrative Assistant @Expertise

Role Description

• Assurer le secrétariat et l'assistance administrative des agents du pôle
• Accueil téléphonique et gestion des communications
• Gestion des agendas et organisation de réunions (CSS, COPIL, COSUI...)
• Saisie et rédaction de courriers, réception et transmission du courrier
• Gestion du publipostage et des listes de contacts
• Enregistrement sur les plateformes internes (S3IC, ALFRESCO)
• Suivi des enquêtes et démarches spécifiques (contrôles, collectes d'informations)
• Appui administratif pour les unités impliquées en développement durable
• Classement et archivage intermédiaire des dossiers
• Les tâches de l'assistant(e) sont établies en concertation avec le chef du pôle et peuvent inclure des intérims au sein de l'unité.
• Le pôle Développement Durable comprend :
• Unité Environnement, en charge des initiatives durables
• Unité Urbanisme, en charge des projets urbains écologiques
• 3 assistants pour le pôle DD (cat. C)

Qualifications

• Connaissance des outils bureautiques
• Familiarité avec S3IC, ALFRESCO, outils de gestion
• Capacité de communication écrite et orale
• Connaissance de l'organisation et des missions de l'établissement
• Compréhension des règles de classement et d'archivage
• Travail en équipe
• Sens du service public
• Qualités relationnelles et rigueur
• Esprit d'initiative