[Hiring] Assistant for Events, Sales & Leisure and Tourism Facilities @Olympiapark München

Role Description

Wir suchen ab 01.01.2027 eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit als

Assistenz (w/m/d) für unsere Abteilung „Veranstaltungen & Vertrieb“ sowie unserer Abteilung „Freizeit- und Tourismuseinrichtungen“

unbefristet in Vollzeit bzw. bei Jobsharing in Teilzeit

• Unterstützung der Abteilungsleitung in allen Belangen, insbesondere im administrativen Tagesgeschäft sowie in der Tagesorganisation und bei der Erstellung von Verträgen
• Übernahme der Gesamtkoordination und Gesamtkorrespondenz für die Abteilungsleitung sowie für die Projektleitungen im Veranstaltungsbereich
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Entscheidungsfindung durch Bereitstellung sowie Recherche relevanter Informationen
• Proaktive Übernahme von Schnittstellenmanagement sowie schriftlicher, telefonischer und persönlicher Kommunikation in Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei allgemeinen Problemlösungen sowie bei strategischen und operativen Projekten
• Erarbeitung von Unterlagen beispielsweise zu Präsentationen oder Berichten
• Erstellung und Veröffentlichung von Protokollen sowie allgemeinen Informationen
• Vor- und Nachbereitung von Reise-, Termin-, Event- und Schulungsplanungen
• Vertretung der Assistenz des Sachgebietes Vertrieb
• Optimierung diverser Prozesse und Arbeitsabläufe
• Koordination von Drehgenehmigungen
• Verwaltung und Pflege der Ablage

Qualifications

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich, in der Hotellerie, in der Veranstaltungsbranche oder in einem vergleichbaren Bereich
• Mindestens zwei bis drei Jahre an Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Eine ausgeprägte Kommunikationskompetenz über alle Hierarchieebenen; eine eloquente, adressatengerechte Ausdrucksweise; sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveräner Umgang bei zeitlich oder politisch diffizilen Anfragen
• Eine proaktive Hands-on-Mentalität und Organisationsstärke
• Eine zuverlässige, strukturierte, selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie ein herausragendes Zeitmanagement
• Fundierte Anwenderkenntnisse bei MS Office (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Videokonferenz-Tools (v.a. WebEx, Teams); Erfahrung mit Dokumentenmanagement; Affinität für Digitalisierungsprozesse
• Ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Diskretion und Loyalität

Benefits

• Eine interessante und abwechslungsreiche Position innerhalb unseres Unternehmens
• Eine zielgerichtete Einarbeitung und sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeitregelungen und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten sowie moderne Hardware und Tools für digitales Arbeiten
• Eingruppierung nach den Grundsätzen des öffentlichen Dienstes TVöD VKA
• Sicherer Arbeitsplatz mit betrieblicher Altersversorgung, Fahrtkostenzuschuss, vermögenswirksamen Leistungen, Prämie „Leistungsorientierte Bezahlung“ und Jahressonderzahlung
• Einer der schönsten Arbeitsplätze Münchens mit hervorragender ÖPNV-Anbindung, Jobticket, JobRad und fußläufigen Parkplätzen
• Bezuschusste EGYM-Wellpass-Mitgliedschaft, aktive Pausen auf Arbeitszeit, Sommerfeste und Weihnachtsfeiern sowie Teilnahme am Firmenlauf B2Run

Company Description

Die Olympiapark München GmbH (OMG), eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Landeshauptstadt München (LHM), betreibt die olympischen Stätten in München und Oberschleißheim und betreut den Olympiastützpunkt Bayern. Die OMG vermietet die Anlagen an Dritte zur Durchführung von Veranstaltungen und richtet selbst Events zum Teil von internationaler Bedeutung aus.

Unser Parkcrew-Team arbeitet engagiert und mit Leidenschaft gemeinsam daran, den Olympiapark jeden Tag aufs Neue zu einem lebendigen Ort für Münchner:innen und Gäste aus aller Welt zu machen.

Die Olympiapark München GmbH steht für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung, auch bei der Personalgewinnung. Deshalb erwarten wir von allen sich bewerbenden Personen Gleichstellungs- und Vielfaltskompetenz.