[Hiring] Administrative Assistant @Zweites Deutsches Fernsehen Anstalt des öffentl. Rechts

Role Description

Wir im Referat Erwerb III innerhalb der Hauptabteilung Rechtemanagement und Zentraleinkauf, Abteilung Rechtemanagement I, sind ein engagiertes Team und suchen motivierte Verstärkung. Sie arbeiten gern strukturiert, behalten auch bei einer Vielzahl von Vorgängen den Überblick und haben Freude daran, Prozesse zuverlässig zu organisieren? Dann bietet Ihnen das ZDF eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit als Verwaltungsassistent*in im Rechtemanagement.

• Einfache Assistenztätigkeit im Rechte-, Vertrags- und Kostenbereich:
  • Vorprüfung eingehender Unterlagen
  • Erstellen einfacher Schreiben
  • Vorausfüllen von Formularen und Musterverträgen
  • Systemgestützter Abgleich von Angaben
  • Aufbereitung relevanter Informationen für interne Prüfprozesse
• Büromanagement & administrative Unterstützung:
  • Organisation von Besprechungen
  • Fristenüberwachung
  • Wiedervorlagen
  • Pflege verschiedener Listen und IT-Systeme
  • Einholen und Weiterleiten von Informationen
  • Gelegentliche Sekretariatsvertretung (Telefon, Post/E-Mail, Termine, Gästeempfang, Reiseorganisation)
• Vorbereitung von Zahlungen und Produktionsunterlagen:
  • Zusammenstellung und Vorprüfung aller relevanten Unterlagen
  • Strukturierter Abgleich zwischen den internen Systemen des Rechtemanagements DMS, RUKAS, Excel und weiteren Datenquellen
  • Klärung einfacher Rückfragen nach Vorgabe
• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben:
  • Unterstützung bei kleineren Projekten
  • Pflege von Verteilern und Übersichten
  • Einfache Recherchen
  • Aufbereitung von Unterlagen für interne Besprechungen und Präsentationen

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung oder durch entsprechend gleichwertige Ausbildung oder langjährige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse
• Hohe Sorgfalt, Organisationsgeschick und Freude am strukturierten Arbeiten
• Sehr sicherer Umgang mit digitalen Systemen sowie gute Kenntnisse in Excel und Office-Anwendungen inkl. Teams
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Interesse an Verwaltungs- und Medienprozessen

Benefits

• Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Programm, Produktion, Recht und Administration
• Ein engagiertes Team, moderne Arbeitsprozesse und ein vielfältiges Aufgabengebiet
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben im Rahmen tariflicher Regelungen

Company Description

Das ZDF ist das Hauptprogramm der Rundfunkanstalt Zweites Deutsches Fernsehen und das zweite öffentlich-rechtliche bundesweite Fernsehprogramm Deutschlands.