[Hiring] Executive Assistant @Madame

Role Description

Wir suchen Verstärkung für unsere Familien-Holding in Bonn: eine engagierte, erfahrene und zuverlässige Persönlichkeit, die Freude an organisatorischen Aufgaben hat, vorausschauend denkt und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft kompetent und eigenständig unterstützt.

Als Assistenz der Geschäftsführung sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft und unterstützen uns bei organisatorischen, administrativen und immobilienbezogenen Aufgaben.

• Assistenz der Geschäftsführung: Unterstützung bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie im operativen Tagesgeschäft
• Terminmanagement: Koordination, Vereinbarung und Nachverfolgung von Terminen, Besprechungen und externen Dienstleistern
• Immobilienverwaltung: Unterstützung bei der kaufmännischen und organisatorischen Verwaltung unserer Immobilien
• Büroorganisation: Eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage, Dokumentenverwaltung. Überwachung offener Vorgänge, Wiedervorlagen und Fristen sowie Sicherstellung, dass Aufgaben zuverlässig erledigt werden
• Allgemeine Unterstützung: Übernahme vielfältiger Sonderaufgaben und kleinerer Projekte, die im abwechslungsreichen Alltag einer Familien-Holding anfallen

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Büromanagement oder in einer vergleichbaren organisatorischen Tätigkeit
• Idealerweise Erfahrung in der Immobilienverwaltung oder im Umgang mit Mietern und externen Dienstleistern
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten
• Einen sicheren Umgang mit MS Office und digitalen Kommunikations- und Organisationswerkzeugen
• Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten sowie Freude an der Kommunikation
• Eigeninitiative, Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten

Benefits

• Attraktive Vergütung: Eine faire und Ihrer Erfahrung entsprechende Bezahlung
• Flexibilität und Familienfreundlichkeit: Individuell abgestimmte Arbeitszeiten auf Minijob-Basis oder in Teilzeit, die sich gut mit Ihrem Privatleben vereinbaren lässt
• Abwechslung statt Routine: Vielfältige Aufgaben und Einblicke in unterschiedliche Unternehmen und Immobilien
• Kurze Entscheidungswege und angenehmes Arbeitsumfeld: Direkter, persönlicher Austausch mit der Geschäftsführung, schnelle, unkomplizierte Abstimmungen und wertschätzendes und kollegiales Miteinander
• Vertrauen und Eigenverantwortung: Ein vielseitiger Aufgabenbereich, in dem Sie selbstständig arbeiten und eigene Ideen einbringen können
• Langfristige Perspektive: Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in einer inhabergeführten Familien-Holding