[Hiring] Project Assistant @UNDP

Role Description

O Projeto Justiça 4.0 constitui uma das principais iniciativas de transformação digital do Poder Judiciário brasileiro e uma referência internacional em inovação e modernização dos serviços de Justiça. Iniciado em 2020, a partir de acordo de cooperação firmado entre o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD/ONU), o Projeto tem como objetivo desenvolver, aprimorar e disseminar soluções tecnológicas que contribuam para tornar os serviços oferecidos pela Justiça brasileira mais eficientes, eficazes, acessíveis e centrados nas necessidades da população.

A iniciativa também busca otimizar a gestão e a prestação jurisdicional, beneficiando magistrados(as), servidores(as), advogados(as) e demais atores do sistema de Justiça. O Projeto está alinhado aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) e aos compromissos da Agenda 2030 das Nações Unidas. Nesse contexto, as pessoas selecionadas atuarão como Assistentes de Projetos, prestando suporte técnico e operacional à implementação de projetos do PJ4.0. Serão selecionadas duas pessoas com atuação remota (home based).

Deveres e responsabilidades

• Apoio à gestão de pessoas, onboarding e elaboração de (TR):
  • Auxiliar na elaboração, revisão formal e tramitação de Termos de Referência (TR) para a seleção de pessoas físicas e jurídicas vinculadas às necessidades do programa;
  • Apoiar operacionalmente as etapas de onboarding, integração e desligamento de profissionais vinculados(as) ao Programa Justiça 4.0;
  • Apoiar a instrução documental de processos de recrutamento e seleção, bem como o controle de prazos de vigência, cronogramas de renovação e reajustes dos contratos da equipe.
• Gestão, organização e tramitação eletrônica de processos e documentos:
  • Acompanhar, organizar e instruir processos administrativos e comunicações oficiais por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e demais canais institucionais utilizados pelas partes parceiras;
  • Realizar lançamentos, registros e transações operacionais nos sistemas corporativos do PNUD, incluindo o Quantum, em conformidade com as orientações das áreas responsáveis;
  • Organizar e manter atualizados arquivos digitais e pastas dos projetos, garantindo a padronização, a rastreabilidade, a segurança da informação e o fácil acesso à documentação.
• Acompanhamento operacional e inserção de dados em plataformas de cooperação internacional:
  • Apoiar o monitoramento de projetos de cooperação técnica internacional mediante o preenchimento, atualização e acompanhamento de dados das iniciativas no Sistema de Gestão de Convênios e Parcerias (SIGAP) da Agência Brasileira de Cooperação do Ministério das Relações Exteriores (ABC/MRE);
  • Monitorar e apoiar o controle de prazos, cronogramas, metas e entregas dos projetos, identificando desvios e apoiando a articulação interna para a regularização de pendências;
  • Auxiliar na compilação de informações para subsidiar o acompanhamento e as atualizações periódicas dos planos de trabalho e cronogramas gerais do programa.
• Apoio à execução financeira, orçamentária e prestação de contas do PRODOC:
  • Prestar suporte na coleta, organização e consolidação de dados orçamentários e financeiros para apoiar a elaboração de relatórios de progresso e prestações de contas periódicas do Documento de Projeto PRODOC;
  • Apoiar o acompanhamento e consolidação de informações sobre a execução orçamentária, auxiliando na instrução de revisões orçamentárias e financeiras em conformidade com as normas do PNUD;
  • Identificar inconsistências ou pendências financeiras e processuais, auxiliando na compilação de informações para auditorias e avaliações do projeto.
• Apoio técnico a reuniões, instâncias de governança e documentação:
  • Realizar o agendamento, envio de convites e apoio logístico geral para reuniões, oficinas, encontros tripartites e comissões técnicas das iniciativas;
  • Elaborar documentos de suporte para reuniões, tais como pautas, memórias de reunião, atas oficiais, listas de presença, resumos executivos e relatórios de encaminhamentos;
  • Acompanhar a execução das deliberações e recomendações acordadas nas reuniões e auditorias, monitorando os prazos de cumprimento junto aos(às) responsáveis.
• Suporte logístico de viagens, diárias e providências operacionais:
  • Apoiar a organização logística de viagens nacionais e internacionais dos projetos, incluindo cotações de passagens, reserva de hospedagens e cadastro de viajantes nos sistemas corporativos;
  • Instruir, acompanhar e organizar os processos de concessão de diárias e passagens para consultores(as), parceiros(as) e equipes técnicas;
  • Apoiar os fluxos de prestação de contas de diárias e passagens recebidas, realizando a conferência preliminar de relatórios de viagem, bilhetes de embarque e documentos fiscais comprobatórios.
• Apoiar a construção e o compartilhamento de conhecimento relevantes para o projeto:
  • Participar de treinamentos sobre procedimentos internos voltados à equipe do projeto e oferecer suporte à organização de capacitações e outras atividades de desenvolvimento de competências, conforme necessário;
  • Contribuir de forma consistente para redes de conhecimento e comunidades de prática;
  • Manter registros organizados de dados do projeto, atividades de campo, estudos de caso, relatos de experiências humanas, fotografias e outros documentos pertinentes que possam subsidiar o compartilhamento de conhecimento e ações de defesa de causas (advocacy).
• O(a) titular desempenha outras funções dentro do seu perfil funcional que considere necessárias ao bom funcionamento do Projeto.

Arranjo Institucional

O(a) contratado(a) será supervisionado(a) pelo/a Especialista de Projetos em Justiça para o Desenvolvimento de projetos do PNUD.

Competências

• Alcançar Resultados - NÍVEL 1: Planeja e monitora seu próprio trabalho, presta atenção aos detalhes e entrega um trabalho de qualidade dentro do prazo.
• Pensar de forma Inovadora - NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas e riscos conhecidos, é um solucionador de problemas prático e faz melhorias.
• Aprender Continuamente - NÍVEL 1: Mente aberta e curioso, compartilha conhecimento, aprende com os erros e pede feedback.
• Adaptar com Agilidade - NÍVEL 1: Adapta-se às mudanças, lida de forma construtiva com ambiguidades e incertezas, e é flexível.
• Agir com Determinação - NÍVEL 1: Demonstra determinação e motivação, mantém a calma diante da adversidade e tem confiança.
• Engajar e fazer Parcerias - NÍVEL 1: Demonstra compaixão e compreensão em relação aos outros, formando relacionamentos positivos.
• Promover a Diversidade e Inclusão - NÍVEL 1: Valoriza e respeita as diferenças, está consciente de vieses inconscientes e enfrenta a discriminação.

Habilidades e experiência necessárias

• Requisitos mínimos de educação:
  • Diploma do Ensino Médio completo é requerido.
  • Diploma universitário (Ensino Superior) nas áreas de Administração, Relações Internacionais, Comunicação, Ciências Sociais, Ciências Humanas, Gestão de Políticas Públicas, Contabilidade, Direito, Secretariado Executivo ou áreas afins será dada a devida consideração, mas não é um requisito.
• Anos mínimos de experiência profissional relevante:
  • Mínimo de 4 anos (para Ensino Médio completo) ou 1 ano (para Ensino Superior) de experiência em atividades de apoio administrativo, operacional ou de monitoramento de projetos junto a órgãos do setor público brasileiro ou em Organizações Internacionais.
• Habilidades requeridas:
  • Experiência com as ferramentas Microsoft 365 (Word, Excel, Power Point, Outlook, Planner);
  • Experiência prática com a instrução e trâmite de processos administrativos em sistemas eletrônicos de informação (como o SEI - Sistema Eletrônico de Informações, ou equivalentes do setor público).
• Habilidades desejadas, além das competências abordadas na seção Competências:
  • Experiência profissional em apoio à gestão de projetos, incluindo planejamento, acompanhamento de cronogramas, monitoramento de atividades e elaboração de instrumentos de controle e controle documental;
  • Experiência de apoio administrativo ao monitoramento orçamentário-financeiro de projetos de cooperação técnica internacional baseados em documentos de projeto;
  • Experiência de apoio operacional ao ciclo de vida de contratações, compras e gestão de pessoas, incluindo a instrução de processos de seleção, elaboração de Termos de Referência, acompanhamento de contratos e integração (onboarding) de equipes;
  • Experiência na aplicação de ferramentas de Inteligência Artificial (IA) generativa para a otimização de rotinas administrativas;
  • Experiência prática na normas e padrões de Redação Oficial da Administração Pública Federal;
  • Experiência prévia de navegação, lançamentos ou operação de sistemas corporativos de gestão administrativa, financeira ou de projetos;
  • Experiência com o preenchimento, atualização e acompanhamento de dados das iniciativas no SIGAP;
  • Experiência de suporte logístico a missões e na organização de processos de prestação de contas de diárias e passagens;
  • Experiência em projetos de transformação digital, inovação, tecnologia da informação e acesso à justiça.
• Idiomas exigidos:
  • Fluência em português é requerida.
  • Nível básico de inglês é desejável.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.

Right to select multiple candidates

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