[Hiring] Working Student - Operations Assistant @garten.ai

Role Description

Du bist gut darin, Dinge wirklich zu Ende zu bringen? Für gartenAI suche ich eine Werkstudentin oder einen Werkstudenten, der direkt mit mir als Gründer zusammenarbeitet und dafür sorgt, dass im operativen Alltag nichts zwischen Meetings, E-Mails, Aufgaben, Reisen und administrativen Prozessen verloren geht. Die Rolle verbindet Founder Operations mit moderner AI-gestützter Arbeitsweise.

Du hältst Aufgaben und Follow-ups sauber, bereitest Entscheidungen vor, organisierst Reisen und administrative Vorgänge und erkennst selbst, wenn irgendwo Informationen fehlen oder ein Vorgang hängen bleibt.

Dabei bekommst du keine kleinteilige To-do-Liste für jeden Arbeitsschritt. Du bekommst ein gewünschtes Ergebnis, klare Verantwortungsbereiche und Guardrails – und übernimmst innerhalb dieses Rahmens Ownership. Wenn du zusätzlich Spaß daran hast, Prozesse mit AI und Automatisierungen besser zu machen, kannst du dich zunehmend in Junior AI Ops entwickeln.

Qualifications

• OWNERSHIP: Verantwortung für den Fortschritt von Aufgaben übernehmen.
• SORGFALT: Sorgfältige Arbeitsweise, um Fehler zu vermeiden.
• SELBSTORGANISATION: Eigenständige Organisation der Arbeitszeit neben dem Studium.
• TECH-AFFINITÄT: Sicherer Umgang mit digitalen Tools und schnelle Einarbeitung in neue Systeme.
• KOMMUNIKATION: Sicherer und professioneller Ausdruck in Deutsch und Englisch.
• BACKGROUND: Idealerweise Studium in Informatik, Data Science, Software Engineering, Wirtschaftsinformatik oder einem vergleichbaren Studiengang.

Requirements

• Aufgaben und Follow-ups aus Meetings, E-Mails und Abstimmungen in Notion sauber nachhalten.
• Verantwortliche, Fristen, Status und nächste Schritte aktuell halten.
• Offene Vorgänge selbstständig verfolgen und bei Risiken frühzeitig eskalieren.
• Meetings operativ nachbereiten und Action Items in belastbare Tasks überführen.
• Unterstützung bei der Triage der geschäftlichen Kommunikation.
• Organisation von Reisen und Terminen anhand definierter Kriterien.
• Vorbereitende Buchhaltung und administrative Abläufe rund um Lexware Office, Fileee und Reisekosten unterstützen.
• Erkennung und Verbesserung von wiederkehrenden Prozessen durch Automatisierung.

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer.
• Hohe Eigenständigkeit bei der Organisation der Arbeit.
• Remote & studienfreundlich: Flexible Arbeitszeitgestaltung.
• Moderner Arbeitsstack mit Notion, Google Workspace, Lexware Office, Fileee, Clockodo und verschiedenen AI-Tools.
• Entwicklung Richtung AI Ops mit zunehmender Verantwortung.
• Langfristige Perspektive in der Zusammenarbeit.