[Hiring] Operations Assistant @Ts Business Solutions

Role Description

Estamos buscando um(a) Assistente de Operações para atuar diretamente no suporte ao COO, contribuindo com a organização e execução das atividades relacionadas a operações, administração, pessoas, recursos humanos, vendas e compras.

Buscamos uma pessoa organizada, proativa, responsável e muito atenta aos detalhes, que tenha autonomia para administrar diferentes demandas, acompanhar prazos e garantir que as tarefas sob sua responsabilidade sejam efetivamente concluídas.

Principais responsabilidades

• Operações e Administração
  • Dar suporte ao COO nas atividades operacionais e administrativas do dia a dia;
  • Acompanhar tarefas, projetos, pendências e prazos, realizando os devidos follow-ups;
  • Organizar e manter atualizados documentos, planilhas, registros e relatórios da empresa;
  • Apoiar a criação, organização e manutenção de procedimentos, processos e SOPs;
  • Realizar pesquisas de fornecedores, produtos, serviços e outros temas relacionados ao negócio;
  • Apoiar projetos especiais e iniciativas da empresa.
• Pessoas e Recursos Humanos
  • Apoiar os processos de admissão e desligamento de colaboradores;
  • Manter arquivos, registros e documentações dos colaboradores organizados e atualizados;
  • Auxiliar no controle de escalas, folgas, férias, treinamentos e avaliações;
  • Apoiar processos de recrutamento, agendamento de entrevistas e documentação de contratação;
  • Auxiliar na documentação de ocorrências e demais atividades administrativas relacionadas a pessoas;
  • Garantir que processos e documentações sejam realizados corretamente e dentro dos prazos.
• Suporte Comercial e Compras
  • Apoiar consultas relacionadas à disponibilidade de produtos e prazos de entrega;
  • Coordenar solicitações de amostras de clientes;
  • Acompanhar solicitações comerciais e de compras pendentes;
  • Realizar follow-up com as partes envolvidas para garantir a resolução das demandas.
• Sistemas e Relatórios
  • Apoiar a manutenção de informações corretas e atualizadas nos sistemas da empresa;
  • Organizar e atualizar informações de colaboradores, fornecedores, produtos e operações;
  • Preparar relatórios e informações básicas para suporte à gestão;
  • Identificar informações ausentes ou inconsistentes e auxiliar na resolução dos problemas.
• Suporte à Gestão
  • Atuar como extensão e suporte direto ao COO;
  • Manter comunicação com colaboradores, fornecedores, clientes e gestores quando necessário;
  • Identificar problemas, pendências e situações que precisam de atenção e direcioná-las às pessoas responsáveis;
  • Assumir responsabilidade pelas atividades atribuídas e acompanhá-las até sua conclusão, sem necessidade de cobranças constantes.

Qualifications

• Inglês avançado — obrigatório, com boa capacidade de comunicação escrita e verbal;
• Experiência anterior em áreas administrativas, operações, RH, escritório ou funções similares;
• Excelente organização e gestão do tempo;
• Forte atenção aos detalhes;
• Conhecimento de Microsoft Office, Google Workspace, planilhas e sistemas informatizados;
• Capacidade de trabalhar com múltiplas prioridades simultaneamente;
• Perfil proativo, responsável e orientado à resolução de problemas;
• Forte capacidade de acompanhamento e realização de follow-ups.

Requirements

• É fundamental ter o perfil de quem recebe uma tarefa e acompanha todo o processo até a sua conclusão, mantendo atenção aos detalhes, identificando possíveis problemas e tomando iniciativa para resolvê-los ou direcioná-los corretamente.
• A pessoa deverá ter facilidade para transitar entre diferentes áreas da empresa, lidar com demandas variadas e adaptar-se rapidamente às prioridades do negócio.

Modelo de contratação

• Contratação: PJ
• Formato: 100% remoto
• Idioma: Inglês avançado obrigatório

Por que essa oportunidade?

A posição oferece contato direto com diferentes áreas da empresa e com a liderança executiva, proporcionando uma visão ampla do negócio e a possibilidade de crescimento profissional e expansão de responsabilidades à medida que a empresa evolui.