[Hiring] Accounting and Administrative Manager @Fonction publique Territoriale

Role Description

Au sein du service Finances, Affaires générales et Ressources humaines, sous l'autorité de la responsable de service (cadre A), vous contribuez au bon fonctionnement administratif et comptable de l’établissement. Vous préparez et sécurisez les instances, participez à l’exécution budgétaire et accompagnez la gestion administrative des ressources humaines.

Administratives

• Planifier les instances et réunion institutionnelles : élaborer et tenir à jour le calendrier des réunions, anticiper les échéances et coordonner leur organisation administrative.
• Sécuriser et diffuser les dossiers : contrôler la cohérence, la complétude et la qualité rédactionnelle des rapports et annexes, diffuser les documents dans les délais impartis.
• Assurer le suivi des réunions et des actes : rédiger les procès-verbaux, comptes rendus, relevés de décisions et délibérations, organiser les circuits de validation et de signature.
• Accomplir les formalités réglementaires et documentaires : transmettre les actes au contrôle de légalité, assurer leur publication ou notification, tenir les registres et tableaux de suivi, classer et archiver les dossiers.
• Assurer le secrétariat et le suivi de la gouvernance : gérer l’accueil téléphonique, les courriers et courriels, rédiger et mettre en forme les documents, tenir à jour les données des élus et administrer le logiciel Synergie.

Comptables

• Emission des mandats et titre de recettes sur les budgets annexes et principal.
• Suivi de la trésorerie des budgets.
• Mise à jour des tableaux de bord.
• Gestion des ressources humaines : participation à la gestion administrative du personnel, préparation et contrôle de la paie, rédaction et suivi des arrêtés et contrats, suivi des carrières des agents.
• Relation avec la Trésorerie de Vesoul concernant ses écritures émises en comptabilité.
• Déclarations sociales sur les différentes plateformes.
• Remplacement de ses collègues en cas d’absences.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements publics.
• Connaissance des règles applicables aux assemblées délibérantes, aux actes administratifs, au contrôle de légalité et aux archives.
• Connaissance des principes de confidentialité, de protection des données et de gestion documentaire.
• Connaissance des finances publiques.

Requirements

• Contrôler la conformité et la complétude de documents administratifs.
• Organiser plusieurs échéances et respecter des délais impératifs.
• Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.
• Tenir des tableaux de bord et organiser un classement.
• Assurer une veille documentaire.

Qualities

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
• Très bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques.
• Réactivité, autonomie et capacité à gérer les imprévus.

Tools and Work Environment

• Outils bureautiques : Word, Excel et Outlook.
• Logiciels métiers : E-magnus, Hélios et Synergie.

Company Description

• Formation Bac +2 dans les domaines administratif, comptable ou de la gestion des collectivités territoriales.
• Expérience de 10 ans en collectivité ou établissement public.