[Hiring] Administrative Assistant in Educational Work @AWO Kreisverband Lausitz e.V.

Role Description

Das Bildungswerk der AWO Lausitz setzt sich dafür ein, Menschen in verschiedenen Lebenslagen zu unterstützen und ihnen neue Perspektiven zu eröffnen. Unser Ziel ist es neue Fachkräfte für die Region zu gewinnen, die Qualifikationen von bestehenden Fachkräften zu erhalten und die Potenziale von Arbeitssuchenden sowie Eingewanderten nutzbar zu machen.

Wir bieten Bildungsangeboten, welche darauf abzielen, individuelle Fähigkeiten zu fördern und wichtige Kompetenzen zu vermitteln. Unser Programm umfasst berufsorientierende Maßnahmen, wie:

• Potenzialanalysen und Werkstatttage
• Erste-Hilfe-Kurse
• Schulungen für pflegende Angehörige
• Integrationskurse

Ihre zukünftigen Aufgaben:

• Administrative Vor- und Nachbereitung der Potenzialanalysen und Werkstatttage einschließlich Vorbereitung von Ablauf- und Gruppenplänen, Zugangsdaten und Durchführungsunterlagen.
• Mitwirkung bei der Durchführung der Potenzialanalysen und Werkstatttage.
• Administrative Vor- und Nachbereitung von Schulungsangeboten sowie organisatorische Unterstützung der Dozenten.
• Teilnehmerverwaltung einschließlich Datenpflege, Anmeldungen, Anwesenheitsnachweisen und Verwaltung von Einverständniserklärungen.
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Auswertungen, Kompetenzprofilen, Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten auf Grundlage fachlich freigegebener Ergebnisse.
• Bearbeitung organisatorischer Rückfragen von Schulen, Teilnehmenden, Dozenten und Kooperationspartnern.
• Pflege des Schulungskalenders sowie Überwachung von Fristen, Rückläufen und der Vollständigkeit erforderlicher Unterlagen.
• Bearbeitung laufender Büro- und Verwaltungsvorgänge sowie ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung und Archivierung unter Beachtung der Datenschutzvorgaben.
• Anwendung der geltenden QM-Vorgaben sowie Unterstützung bei Teilnehmerbefragungen und der Pflege von Checklisten und Formblättern.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sichere Kenntnisse in der Büroorganisation und der Bearbeitung administrativer Vorgänge.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook, sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Verwaltungs- und Auswertungsprogramme.
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie Organisationsvermögen und Zuverlässigkeit.
• Freundliches und verbindliches Auftreten sowie sichere mündliche und schriftliche Kommunikation.
• Teamfähigkeit, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Jugendlichen und Erwachsenen.
• Verantwortungsbewusster und vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Daten.
• Bereitschaft zur erforderlichen Qualifizierung für die Mitwirkung bei Potenzialanalysen und Werkstatttagen.
• Erfahrungen in der Schulungsorganisation, Teilnehmerverwaltung oder im Bildungsbereich sind wünschenswert.

Benefits

• Eine anspruchsvolle, vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team.
• Die Beschäftigung in Teilzeit mit 20 Stunden.
• Ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm.
• Eine attraktive Vergütung nach dem Tarifvertrag der AWO Lausitz.
• 30 Tage Jahresurlaub.
• Heiligabend und Silvester frei.
• 2 Regenerationstage.
• Jahressonderzahlung.
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Betriebliche Krankenzusatzversicherung (Jahresbudget 600,00 Euro, Vorsorgeuntersuchungen, Zahnersatz).
• Anerkennung und Übernahme ihrer einschlägigen Berufserfahrung.
• Mitarbeiterevents.