[Hiring] Team Assistant @LPI-Leibniz-Zentrum für Photonik in der Infektionsforschung

Role Description

Teilzeit (20 Stunden / Woche), befristet bis 31.12.2031

Zur Unterstützung unseres Teams in dieser Phase suchen wir für die Organisation der vielfältigen Kontakte und Abstimmungen mit unseren Projektpartnern ab sofort eine engagierte, freundliche und zuverlässige Person.

• Terminkoordination und -vorbereitung, einschließlich Abstimmung und Erstellung von Terminübersichten
• Vor- und Nachbereitung sowie organisatorische Begleitung von Veranstaltungen inkl. Einladung, Organisation von Räumen und Catering etc.
• Aufbereitung und Zusammenstellung von Besprechungs- und Sitzungsunterlagen
• Formatierung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen
• Pflege von Übersichten, Tabellen und Auswertungen
• Strukturierte Ablage von Dokumenten und Unterlagen
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen und Reiseunterlagen
• Verwaltung von Posteingang und -ausgang
• Unterstützung bei Bestellungen und der Beschaffung von Büromaterialien
• Pflege von Kontaktdaten und Verteilern
• Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeiter/innen
• Übernahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben im laufenden Bürobetrieb

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung bzw. entsprechende Berufserfahrung
• Einschlägige Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich
• Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau (C2) in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbes. Outlook, Word und Excel
• Sorgfältige, strukturierte und absolut zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude daran, den Überblick über verschiedene Termine und Aufgaben zu behalten
• Freundliches und verbindliches Auftreten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Erfahrung im höflichen und professionellen Umgang mit hochrangigen Persönlichkeiten

Benefits

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen wissenschaftlichen Umfeld
• Ein kleines, dynamisches Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Eine kollegiale und wertschätzende Arbeitsatmosphäre
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• Möglichkeit des Remote-Arbeitens nach Absprache
• Vergütung in Anlehnung an den TV-L
• 30 Tage Urlaub

Application Instructions

Bitte schicken Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer 2026-01 bis zum 02.11.2026, vorzugsweise per E-Mail an [email protected] (in einer PDF-Datei unter 5 MB).