[Hiring] Office Organization & Administration @DVC (ZiTOS GmbH)

Role Description

Du sorgst dafür, dass unsere administrativen Abläufe reibungslos funktionieren und unser Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

• DVC-Office & Administration: Du koordinierst die täglichen Büroabläufe, behältst den Überblick und kümmerst dich um organisatorische Themen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du bereitest die Unterlagen für den Monatsabschluss sorgfältig vor, prüfst und verwaltest Rechnungen und unterstützt bei der Vorbereitung von Zahlungen sowie der Abstimmung mit der externen Buchhaltung bzw. Steuerberatung.
• HR-Administration: Du begleitest administrative Personalprozesse, erstellst und verwaltest Arbeitsverträge, koordinierst On- und Offboarding-Prozesse und behältst die Urlaubsplanung im Blick.
• Eventplanung & Organisation: Du organisierst interne Teamveranstaltungen sowie externe Termine und Veranstaltungen, beispielsweise Messeauftritte.
• Betreuung unseres Advisory Networks: Du koordinierst die Zusammenarbeit mit unserem Advisory Network, organisierst den Austausch und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen. Bei Bedarf begleitest du die Meetings organisatorisch.
• Unternehmenskommunikation: Du unterstützt die interne und externe Kommunikation, koordinierst organisatorische Abstimmungen mit Team und externen Ansprechpartnern und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig und professionell ihren Weg finden.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, Administration oder einer vergleichbaren kaufmännischen Funktion.
• Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein.
• Freude an Kommunikation, Organisation und der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen.
• Eine aufgeschlossene, pragmatische Persönlichkeit, die Aufgaben eigenständig angeht und den Überblick behält.
• Den Wunsch nach einer langfristigen Zusammenarbeit und die Bereitschaft, sich mit uns gemeinsam weiterzuentwickeln.
• Du musst nicht alles perfekt können. Entscheidend sind deine Bereitschaft, Neues zu lernen, dein Organisationstalent und deine Erfahrung sowie dein Anspruch, Aufgaben zuverlässig und gut zu erledigen.

Benefits

• Eine unbefristete Stelle: Wir möchten mit dir langfristig zusammenarbeiten und gemeinsam eine verlässliche Perspektive schaffen.
• Ein angemessenes Gehalt: Deine Erfahrung, deine Verantwortung und dein Einsatz sollen fair vergütet werden.
• Teilzeit mit Perspektive: Du startest mit rund 20 Stunden pro Woche. Eine spätere Erweiterung des Stundenumfangs ist geplant.
• Planbarkeit im Alltag: Deine Arbeitszeit verteilt sich regelmäßig über die Woche. Wir legen Wert auf verlässliche Absprachen und eine langfristig gut planbare Zusammenarbeit.
• Ein flexibler Einstieg: Du startest remote. Ab Sommer 2027 arbeiten wir gemeinsam in Idstein.
• Vertrauen und Eigenverantwortung: Du erhältst den Freiraum, deine Aufgaben selbstständig zu organisieren und deinen Verantwortungsbereich aktiv zu gestalten.
• Eine vielseitige Aufgabe: Du arbeitest an unterschiedlichen organisatorischen und kaufmännischen Themen und bist eine wichtige Schnittstelle innerhalb der DVC.
• Eine Aufgabe für Menschen, die gerne bleiben: Denn unsere Unternehmenswerte sind: Pragmatismus, Verantwortung, Menschlichkeit und Nachhaltigkeit.