[Hiring] Office Manager @ifa

Role Description

Für das Förderprogramm zivik in Berlin sucht die Abteilung Dialoge ab 01.10.2026 eine:n Officemanager:in (w/m/d) in Vollzeit (100%).

Du bist zuständig für:

• Anlage, Pflege und systematische Ordnung von Akten und Dateiordnern zu Anträgen und Projektförderungen sowie für die Erfassung in Listen und Datenbanken.
• Erstellung von Zahlungsanordnungen, Prüfung der rechnerischen Richtigkeit und Unterstützung von Monitoring und Steuerung der Projektmittel.
• Durchführung des Auswahlverfahrens für die Vergabe einzelner Aufträge (Dienstleistungen und Anschaffungen) und Dokumentation der Vergabe.
• Beratung interessierter NGOs im In- und Ausland als Erstkontakt über Fördermöglichkeiten und Antragsverfahren.
• Begleitung des verwaltungstechnischen Schriftverkehrs und Koordination des internen Dokumentenaustauschs.
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit sowie der Durchführung von Veranstaltungen.

Qualifications

• Eine mind. dreijährige Berufsausbildung (Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse)
• Gute Kenntnisse in Finanzadministration, Aktenführung, und Umgang mit Datenbanken
• Sehr gute Beherrschung von Microsoft Excel
• Sehr gute Englischkenntnisse wünschenswert
• Freundliches, souveränes Auftreten und interkulturelle Kompetenz

Benefits

• Spannender und vielseitiger Job bei einer weltweit tätigen Organisation.
• Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, Eingruppierung in der Entgeltgruppe 6 TVöD-Bund.
• Partnerschaftliche und offene Arbeitsatmosphäre.
• Moderne und familienfreundliche Arbeitsbedingungen.
• Flexible Arbeitszeiten, die im Team abgestimmt werden.
• Jahressonderzahlung, Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Job-Ticket.
• Sehr gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz.
• Gesundheitsfördernde Maßnahmen und individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Company Description

Das ifa– Institut für Auslandsbeziehungen schafft mit seiner Arbeit in Kunst und Zivilgesellschaft international Verständnis und Vertrauen zwischen Menschen. Es fördert demokratische Zivilgesellschaften und setzt sich ein für Freiheit in Kunst und Wissenschaft sowie für Meinungsfreiheit.

Mit dem Förderprogramm zivik – Zivile Konfliktbearbeitung werden mit Mitteln des Auswärtigen Amts weltweit Nichtregierungsorganisationen in der Krisenprävention, Stabilisierung und Friedensförderung beraten und gefördert.

Contact

Bitte bewirb dich ausschließlich online über das Bewerbungsportal: Bewerbungsportal .

Deine Bewerbung enthält dein Motivationsschreiben, deinen Lebenslauf und deine relevanten Zeugnisse.

Auskünfte zum Aufgabengebiet erhältst du bei Carolin Schiemenz.

Telefon: +49 (030) 284491 - 68 oder per Mail: [email protected] .

Deine Bewerbungsunterlagen werden spätestens sechs Monate nach der Stellenbesetzung gelöscht.