[Hiring] Team Assistant/Office Manager at the Chair of Political Theory and History of Ideas @Friedrich-Alexander- Universität Erlangen-Nürnberg

Role Description

Als Teamassistenz/Office-Manager am Lehrstuhl für Politische Theorie und Ideengeschichte (m/w/d) sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung des Lehrstuhls sowie für die Begleitung von Finanz-, Personal- und Veranstaltungsangelegenheiten zuständig.

Mit Ihrer Tätigkeit unterstützen Sie die administrativen und organisatorischen Abläufe des Lehrstuhls und schaffen damit wichtige Rahmenbedingungen für Forschung, Lehre und wissenschaftlichen Austausch.

• Verwaltung von Haushalts- und Projektmitteln einschließlich der Überwachung von Mittelständen, der Pflege finanzbezogener Daten sowie der Erstellung und Aufbereitung von Übersichten und Auswertungen nach vorgegebenen Kriterien
• Unterstützung bei personaladministrativen Angelegenheiten sowie Betreuung der Mitarbeitenden bei organisatorischen Fragestellungen, einschließlich der administrativen Bearbeitung von Dienstreisen und Reisekosten
• Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Tagungen und Workshops einschließlich Terminabstimmung, Raumorganisation, Teilnehmendenkommunikation sowie Vor- und Nachbereitung
• Unterstützung der internationalen Zusammenarbeit durch fremdsprachige Korrespondenz, Kommunikation mit internationalen Kontaktpersonen sowie organisatorische Begleitung internationaler Aktivitäten

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im öffentlichen oder universitären Verwaltungsbereich wünschenswert
• Kenntnisse in Verwaltungs- und Fachanwendungen, insbesondere in den Bereichen Finanz-, Personal- oder Veranstaltungsmanagement, von Vorteil; idealerweise Erfahrungen mit universitären Systemen wie z. B. HIS-FSV, campo oder alternativ die Bereitschaft sich in die Systeme einzuarbeiten
• Grundkenntnisse in der Verwaltung von Haushalts- oder Projektmitteln sowie einschlägiger Mittelverwendungsrichtlinien wünschenswert
• Erfahrungen in der organisatorischen Begleitung von Projekten oder Veranstaltungen von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis sowie eine sorgfältige, strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise
• Selbstständige, zuverlässige und engagierte Arbeitsweise sowie gutes Organisationsvermögen
• Gute Kommunikations-, Team- und Serviceorientierung
• Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen sorgfältig und zuverlässig zu arbeiten

Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
• Gemeinsame Aktivitäten im Team
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Vergünstigtes Essens- und Getränkeangebot in unseren Mensen
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
• Aktives Gesundheitsmanagement