[Hiring] Secretary / Office Manager – Association Work @BDP

Role Description

Für das Sekretariat von Vorstand und Hauptgeschäftsführung, der zentralen Stelle in unserer Bundesgeschäftsstelle im „Haus der Psychologie“ in Berlin-Mitte, suchen wir ab sofort Sie als Sekretär / Office Manager – Verbandsarbeit (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (32 bis 39 Stunden/Woche); zunächst auf 2 Jahre befristet.

• Hauptverantwortlich garantieren Sie effiziente Abläufe in unserem Büro: Sie bearbeiten z. B. die Korrespondenz per Post und E-Mail, erstellen Präsentationen, Unterlagen für strategische Entscheidungen und weitere Dokumente.
• Als zentrale und häufig erste Ansprechperson vertreten Sie uns serviceorientiert via E-Mail und Telefon gegenüber externen Stellen, Mitgliedern und Funktionär\*innen.
• Kompetent unterstützen Sie unseren Verbandsvorstand und die Geschäftsführung: Sie haben Abläufe und Fristen im Blick, werten Daten aus und legen sie ab.
• Sie bereiten Sitzungen vor und nach, erstellen Protokolle und tragen so dazu bei, dass abgesprochene Maßnahmen realisiert werden.
• Geschickt koordinieren Sie unsere Kooperationsarbeit: Dabei kommunizieren Sie an den Schnittstellen zur Politik, zu überregionalen Institutionen, nationalen und internationalen Arbeitsgemeinschaften und internen Bereichen.
• Als ein Dreh- und Angelpunkt des Teams haben Sie interne Belange im Blick, Sie fördern den Informationsfluss und tragen zu einer optimal organisierten Arbeitsumgebung bei.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellten, Managementassistent/-in oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Erfahrung in der Verbandsarbeit oder einer ähnlichen Position – beispielsweise bei einer Gewerkschaft, einem Verein oder Ministerium.
• Routine mit IT-Programmen, insbesondere MS Office, sehr gutes Englisch, Know-how in vertrauensvoller Kommunikation.
• Erfahrungen in der Organisation von Online- und Präsenzveranstaltungen.
• Souveränes Auftreten und Kommunikationsgeschick – fürs Organisieren über verschiedene (Fach-)Bereiche und Ebenen hinweg, eine selbstständige Arbeitsweise, gute Auffassungsgabe sowie Lust auf neue Einblicke zu vielen Themen.
• Mit Hilfsbereitschaft, Teamgeist, Spaß am Gestalten und einer guten Prise Humor integrieren Sie sich hier bestens.

Requirements

• Sie weisen nicht alle gewünschten Fähigkeiten auf? Auch dann ist Ihre Bewerbung herzlich willkommen.
• Sie passen zu uns, wenn Sie Spaß daran haben, sich an Ihrem Arbeitsplatz weiterzuentwickeln.

Benefits

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem etablierten Verband.
• Einen großen Gestaltungsspielraum in einem abwechslungsreichem Themen- und Aufgabengebiet.
• Ein Team in der Bundesgeschäftsstelle aus Zwei- und Vierbeinern, das ein kooperatives und konstruktives Miteinander pflegt.
• Einen kurzen, verlässlichen Draht zur Verbandsspitze und eine sorgfältig geplante Zeit des Ankommens im BDP mit umfassender Einarbeitung.
• Attraktive Vergütung mit Jahressonderzahlung.
• 30 Urlaubstage im Jahr und zusätzlich arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember.
• Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (bis zu 60 % nach der Einarbeitung).
• Familienfreundliche Arbeitszeiten.
• Fachliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Ein modernes Büro mit Parkblick im Herzen Berlins und sehr gute ÖPNV-Anbindung (S-Bahn, zwei U-Bahn-Stationen).

Company Description

Im Berufsverband Deutscher Psychologinnen und Psychologen e.V. (BDP) vertreten wir seit nunmehr 80 Jahren die beruflichen Interessen von über 10.000 Psychologinnen und Psychologen aus allen Tätigkeitsbereichen. Als der größte anerkannte Berufs- und Fachverband der Psychologinnen und Psychologen sind wir als BDP Ansprechpartner, Informant und Impulsgeber für Politik, Medien und Öffentlichkeit.