[Hiring] Office Management Clerk @Physikalisch-Technische Bundesanstalt

Role Description

In Braunschweig suchen wir Sie ab dem 1. Februar 2027 für die Abteilung 3 „Chemische Physik und Explosionsschutz“ als:

Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) - Schwerpunkt Assistenz und Sekretariat

Entgeltgruppe 9a TVöD Bund ○ unbefristet ○ Vollzeit

Ihre Aufgaben:

• Eigenständige Bearbeitung der im Abteilungssekretariat anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben, auch in englischer Sprache
• Ausübung der Schnittstellenfunktion und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Geschäftsbetriebs der Abteilung
• Koordination der Fachbereichssekretariate und Sicherstellung optimaler Kommunikations- und Arbeitsabläufe zwischen den Fachbereichssekretariaten der Abteilung und anderen PTB-Organisationseinheiten
• Organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von national und internationalen wissenschaftlichen Tagungen, Workshops und Projekttreffen
• Selbständige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen
• Koordination von Personalangelegenheiten sowie Bewirtschaftung der Haushalts- und Drittmittel der Abteilung entsprechend der Arbeits- und Finanzplanung
• Nutzung, Pflege und Weiterentwicklung EDV-gestützter Informationssysteme zur Bereitstellung relevanter Daten für die Abteilung (Controlling)
• Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, z. B. im Bereich Managementassistenz, Wirtschaftsassistenz für Büro/Sekretariat, Fremdsprachensekretariat
• Mehrjährige Berufserfahrung, möglichst in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office Anwendungen, insbesondere Word, Excel, PowerPoint sowie SAP
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen (z. B. E-Akte) und Adressdatenbanken sowie die Bereitschaft, sich in spezifische IT-Anwendungen der PTB einzuarbeiten
• Starkes Verantwortungsbewusstsein sowie ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Strukturierte, selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Verlässlichkeit und sehr gute Organisationsfähigkeit
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Deutsch- (C2-Niveau) und Englischkenntnisse (B2-Niveau)

Benefits

• Transparente Konditionen mit Vergütung nach TVöD Bund, 31 Tage Urlaub und betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeitmodelle für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Optimale Verkehrsanbindung (ÖPNV & Radwege) sowie kostenfreie Parkplätze
• Zuschuss zum Deutschlandticket Job
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote

Company Description

Die PTB fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern und ist besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Gleichzeitig sind wir bestrebt, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln. Daher ist jede Bewerbung, unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer kulturellen oder sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Identität herzlich willkommen. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Your Application

Fachliche Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen in der Abteilung 3: Dr.-Ing. Detlev Markus, Tel.: 0531 592-3010, E-Mail: [email protected].

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 16. November 2026 unter der Kennziffer 26-185-3B. Bitte nutzen Sie dafür den Button „ONLINE BEWERBEN“ – dieser führt Sie direkt zu unserem Bewerbungsportal, wo Sie Ihre Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben) hochladen können. Bewerbungen per E-Mail können wir nicht berücksichtigen. Mit Ihrer Bewerbung akzeptieren Sie die Datenschutzbestimmungen.