[Hiring] Executive Assistant / Reception @Möhlenhoff

Role Description

Als Assistenz der Geschäftsführung / Empfang (w/m/d) unterstützen Sie die Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Themen und sind zugleich die erste Ansprechperson für Besucher, Kunden und Geschäftspartner. Mit Überblick, Organisationstalent und Serviceorientierung sorgen Sie für einen professionellen ersten Eindruck und einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Es erwartet Sie ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit folgenden Schwerpunkten:

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Planung, Koordination sowie Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
• Selbstständige Bearbeitung von Korrespondenz sowie internen und externen Anfragen in deutscher und englischer Sprache
• Organisation und Betreuung des gesamten Office-Managements
• Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und Dokumentationen
• Eigenständige Koordination bereichsübergreifender organisatorischer Themen und Projekte
• Sicherstellung eines professionellen Besucher- und Empfangsmanagements sowie Unterstützung des Empfangs
• Strukturierung, Priorisierung und Nachverfolgung komplexer Aufgabenstellungen
• Vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung in sensiblen und vertraulichen Angelegenheiten

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs-, Vorstands- oder Bereichsleitungsebene
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit, ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Affinität zu digitalen Lösungen und KI-gestützten Tools sowie die Fähigkeit, diese zur effizienten Unterstützung administrativer und organisatorischer Prozesse einzusetzen und bestehende Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln
• Hohe Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Denken
• Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld mehrere Themen parallel zu koordinieren und den Überblick zu behalten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Office 365

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem weltweit tätigen Unternehmen
• Die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Attraktive Sonderzahlungen, flexible Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Urlaub
• Ein freundliches, modernes und angenehmes Arbeitsumfeld
• Wir lassen Sie nicht allein - bei uns erhalten Sie eine umfangreiche Einarbeitung und einen persönlichen Paten
• Wir haben eine Vielzahl an Sozialleistungen und Mitarbeiter-Benefits, u.a. ein firmeneigenes Bistro mit frischer und gesunder Küche, Firmenfitness und verschiedene interne Sportgruppen sowie Dienstfahrrad-Leasing
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