[Hiring] Office Assistant @akut... HR Consulting

Role Description

Für ein etabliertes und erfolgreiches Unternehmen mit Sitz in Essen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Büroassistenz (m/w/d). In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Projektabwicklung, koordinieren administrative Prozesse und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Dabei arbeiten Sie eng mit Projektleitern, Kunden sowie internen Fachabteilungen zusammen.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau, Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke sowie freundliches und professionelles Auftreten
• Teamfähigkeit und Freude an einer vielseitigen Tätigkeit

Requirements

• Unterstützung der Projektleiter im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Erstellung und Pflege von Wartungsprotokollen, Aktennotizen sowie weiteren projektbezogenen Unterlagen
• Bearbeitung des auftragsbezogenen Schriftverkehrs und Ablagemanagement
• Verwaltung und Organisation des Fuhrparks inklusive Fahrtenbüchern, Fahrzeugunterlagen, Reparatur- und Wartungsterminen
• Koordination von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen von Maschinen und technischen Geräten
• Dokumentation sowie Verwaltung von Inventar, Kalibrierungen und Gerätestammdaten
• Erstellung und Pflege qualitätsrelevanter Dokumentationen und Protokolle
• Unterstützung bei der Terminplanung sowie Fristenüberwachung im Bereich Arbeitssicherheit und betrieblicher Organisation
• Durchführung von Rechnungsprüfungen sowie Nachverfolgung von Zahlungseingängen
• Unterstützung im Forderungsmanagement und Kommunikation mit Kunden zu offenen Rechnungen
• Pflege von Abwesenheitslisten und organisatorische Unterstützung bei Besprechungen und Veranstaltungen

Benefits

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• Langfristige Perspektive in einem erfolgreichen und wachsenden Unternehmen
• Abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Eigenverantwortung
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Strukturierte Einarbeitung in Ihr neues Aufgabengebiet
• Angenehmes Betriebsklima in einem kollegialen Team
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Moderne Arbeitsmittel und ein professionelles Arbeitsumfeld