[Hiring] Head of Reception and Citizenship Service @Fonction publique Territoriale

Role Description

Un service de proximité aux missions essentielles :

• Le service Accueil et Citoyenneté assure l’accueil physique et téléphonique de l’hôtel de ville, l’état civil et les formalités administratives, les cartes nationales d’identité et passeports, les élections, les recensements, les cimetières, l’agence postale communale (APC) ainsi que le courrier, les tournées de vaguemestre et la reprographie.
• Dans un contexte de tensions sur les effectifs et de départs à anticiper, la priorité est de garantir la continuité des prestations, la fiabilité des actes et de bonnes conditions de travail.
• Quelques repères d’activité (année 2025) : environ 555 personnes accueillies physiquement par semaine ; 354 appels téléphoniques hebdomadaires ; 149 naissances ; 48 mariages ; 72 PACS ; 90 inhumations ; 6 682 titres sécurisés traités et 5 537 courriers entrants enregistrés.

Un enjeu de modernisation du service rendu :

• La municipalité souhaite améliorer la gestion de la relation aux usagers (GRU), en simplifiant leurs démarches, en facilitant l’accès à l’information et en conciliant accueil humain et outils numériques. Le projet de guichet unique est une démarche transversale conduite avec la direction générale, la chargée de mission participation citoyenne et les autres services accueillant du public.
• La simplification, la sécurisation et la fluidification du circuit des courriers entrants et sortants, papier et numériques, constituent une priorité opérationnelle.

Rattachement hiérarchique direct au Directeur général des services. Encadrement des agents du service Accueil et Citoyenneté.

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Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des collectivités et du cadre réglementaire de l’état civil, des élections, des titres d’identité et du funéraire, ou capacité à acquérir rapidement ces compétences.
• Expérience d’encadrement de proximité, de planification, de continuité d’activité et de conduite du changement.
• Capacité à formaliser des procédures simples, analyser des flux, suivre des indicateurs et travailler avec plusieurs directions.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les logiciels métiers (Kolok, Siècle, Adagio, Synbird, Gesime).

Requirements

• Sens affirmé du service public et de la qualité de l’accueil ; écoute, pédagogie et gestion des situations difficiles.
• Rigueur, discrétion, réactivité, sens de l’organisation, capacité d’arbitrage et esprit d’équipe.
• Aptitude à mobiliser les agents, à dialoguer et à proposer des solutions pragmatiques.