[Hiring] Executive Assistant / Office Organization @Mission Viviendo Haushaltshilfe UG

Role Description

Du stellst einen reibungslosen, effizienten und kundenorientierten Büroablauf sicher. Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, steuerst die korrekte und fristgerechte Abrechnung mit allen Kostenträgern und gewährleistest durch eine vorausschauende Personalplanung, dass die Kundinnen und Kunden von Mission Viviendo optimal und zuverlässig betreut werden.

Deine Aufgaben sind:

• Abrechnung & Finanzen: Eigenverantwortliche Erstellung der Ausgangsrechnungen. Fristgerechte und korrekte Abrechnung der erbrachten Leistungen mit den jeweiligen Kostenträgern (Pflegekassen, Sozialämter) sowie mit Selbstzahlern.
• Zahlungsmanagement: Überwachung der Zahlungseingänge und -ausgänge (Forderungsmanagement), Durchführung der Rechnungsprüfung (Eingangsrechnungen) sowie eigenständige Bearbeitung des Mahnwesens.
• Korrespondenz & Kommunikation: Eigenständige Führung der schriftlichen und telefonischen Kommunikation mit Kostenträgern, Behörden und Partnern. Einholen fehlender Unterlagen und Klärung von Rückfragen zu Bewilligungen oder Abrechnungen.
• Personal- und Einsatzplanung: Koordination und Erstellung der Einsatzpläne für die Betreuungskräfte. Abgleich von Kundenbedarfen mit den Verfügbarkeiten und Qualifikationen des Teams. Kurzfristige Anpassung der Planung bei Ausfällen (Krankheit, Urlaub).
• Datenpflege: Kontinuierliche Anlage und Pflege von Personal- und Kundenstammdaten in MS Excel und branchenspezifischer Software.
• Allgemeine Büroorganisation: Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Materialbestellung, Ablageverwaltung und Dokumentation.
• Kundenbetreuung: Erste, freundliche Anlaufstelle für telefonische oder persönliche Anfragen von (potenziellen) Kundinnen, Kunden und deren Angehörigen.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, im Gesundheitswesen o. Ä.) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Berufserfahrung in der Büroorganisation und vorbereitenden Buchhaltung.
• Sicherer und routinierter Umgang mit MS Office , insbesondere fortgeschrittene Anwenderkenntnisse in MS Excel.
• Wünschenswert: Erfahrung im Gesundheits- oder Sozialwesen sowie Kenntnisse in der Leistungsabrechnung mit Kranken-/Pflegekassen und Sozialämtern.

Requirements

• Struktur und Sorgfalt: Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohes Zahlenverständnis und eine sehr genaue, zuverlässige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sicheres und freundliches Auftreten am Telefon.
• Lösungsorientierung: Fähigkeit, in stressigen Situationen (z. B. bei kurzfristigen Personalausfällen) einen kühlen Kopf zu bewahren und konstruktive Lösungen zu finden.
• Empathie und Werteorientierung: Identifikation mit den Werten von Mission Viviendo (Vielfalt, Toleranz, Respekt). Freude am Umgang mit Menschen unterschiedlicher Herkunft und Lebenssituationen.

Benefits

• Diversität ist uns wichtig – schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Company Description

Wir sind ein durch die Sozialbehörde Hamburg anerkannter Dienstleister im Bereich haushaltsnaher Dienstleistungen gemäß §45a SGB XI. Unser Fokus liegt ausschließlich auf hochwertiger Unterstützung im Haushalt für pflegebedürftige Menschen in ihrem häuslichen Umfeld. Wir sind ein noch kleines interkulturelles Team und leben Vielfalt.

Wir freuen uns dich kennen zu lernen! Nimm gern Kontakt zu uns auf oder sende uns direkt deine Bewerbungsunterlagen.

Deine Ansprechperson ist Pamela Bellido

[email protected]