[Hiring] Executive Assistant @ROOT

Role Description

Für einen unserer angesehenen Kunden mit Sitz in Schwetzingen, ein wirtschaftlich erfolgreiches und zukunftsorientiertes Unternehmen, suchen wir aktuell eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur unbefristeten Festanstellung.

Ihre Aufgaben

• Koordination der internen und externen Kommunikation mit verschiedenen Schnittstellen, Geschäftskontakten und Fachbereichen
• Verantwortung für die organisatorische Begleitung von Besprechungen, Veranstaltungen und sonstigen geschäftlichen Terminen
• Anlage, Pflege und strukturiertes Management von Dokumenten, Datenbeständen und relevanten Unternehmensunterlagen
• Entlastung des Managements durch die Übernahme vielseitiger Verwaltungs-, Planungs- und Koordinationsaufgaben
• Organisation von Geschäftsreisen einschließlich der Abstimmung von Reservierungen, Unterkünften und Terminabläufen
• Erstellung von Auswertungen, Berichten und Entscheidungsvorlagen sowie Aufbereitung relevanter Informationen
• Nachverfolgung offener Vorgänge, Fristen und vereinbarter Maßnahmen zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Organisations- und Verwaltungsprozesse

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium mit wirtschaftlichem Schwerpunkt oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- oder Koordinationsfunktion mit engem Bezug zu Führungs- und Entscheidungsprozessen
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse für eine professionelle Kommunikation im nationalen und internationalen Umfeld
• Routine im Umgang mit modernen digitalen Arbeitsmitteln und den gängigen Anwendungen des Büroalltags
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, komplexe Abläufe effizient zu koordinieren und Prioritäten sicher zu steuern
• Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und ein verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen
• Souveränes Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles Gespür für unterschiedliche Gesprächspartner
• Eigenverantwortliche, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise verbunden mit einem hohen Qualitätsanspruch
• Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu bewahren

Benefits

• Langfristige Perspektive in einem stabilen und erfolgreichen Unternehmen
• Flexible Arbeitszeiten und eine ausgewogene Work-Life-Balance
• 30 Urlaubstage sowie attraktive Zusatzleistungen
• Umfassende Einarbeitung und individuelle Förderung
• Vielseitiges Aufgabengebiet mit hohem Maß an Eigenverantwortung
• Wertschätzende Unternehmenskultur und kollegiale Zusammenarbeit
• Kurze Entscheidungswege und Gestaltungsspielraum im Arbeitsalltag