[Hiring] Coordinator for Form Management and Digital Processes @Universität Potsdam

Role Description

Die Stelle als Koordinator/-in Formularmanagement und digitale Prozesse (w/m/d) umfasst folgende Aufgaben:

• Beratung der Fachbereiche bei der Digitalisierung formularbasierter Verwaltungsprozesse sowie Aufnahme fachlicher Anforderungen
• Konzeption, Umsetzung und Weiterentwicklung digitaler Formulare und Workflows im Formularmanagementsystem FMS.UP
• Erhebung und Dokumentation von Anforderungen an Schnittstellen zu Fachverfahren und Abstimmung der technischen Umsetzung
• Begleitung von Einführungsprojekten im Bereich Formularmanagement
• Entwicklung von Standards, Vorlagen und Best Practices für das FMS.UP
• Erstellung von Dokumentationen und Anwendungsinformationen
• Durchführung von Schulungen und Beratungen

Qualifications

• Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor) im Bereich Public Management, Sozial-, Wirtschaftswissenschaften oder Informatik oder in einer vergleichbaren, einschlägigen Fachrichtung
• Kenntnisse im Projekt- und Anforderungsmanagement sowie bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
• Erfahrungen im Umgang mit digitalen Formular- und Workflowlösungen sowie Fähigkeit zur Analyse und Strukturierung von Prozessen
• Kommunikations- und Moderationskompetenz
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Bereitschaft zur Weiterbildung
• Deutschkenntnisse auf Niveau C1 gemäß GER; Englischkenntnisse B1

Benefits

• Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, tarifliche Vergütung und zusätzliche Leistungen wie Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und ein familienfreundliches Umfeld
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Entwicklungsmöglichkeiten
• Zuschuss zum Firmenticket für den ÖPNV, gute Anbindung der Universitätsstandorte
• Vielfältige Angebote des Hochschulsports und des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Teil einer vielfältigen Gemeinschaft, Arbeit in einem inspirierenden Umfeld und die Möglichkeit, die Universität aktiv mitzugestalten

Your Application

Reichen Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und entsprechenden Qualifikationsnachweisen über das Online-Karriere-Portal der Universität Potsdam ein (Kenn-Nr. 94/2026). Bitte stellen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer zusammengefassten pdf-Datei bereit. Die Bewerbungsfrist endet am 21.10.2026. Die Bewerbungsgespräche sind in der 45. Kalenderwoche angesetzt.

Für nähere Informationen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Jelka Hönicke per E-Mail: [email protected] und Telefon: +49 331 / 977 – 113160 gerne zur Verfügung.

Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an [email protected] wenden.

Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.