[Hiring] Assistant to the Infrastructure Facility Management @Pfalzklinikum Service

Role Description

Das Infrastrukturelle Facility Management (IFM) ist ein zentraler Dienstleistungsbereich der Pfalzklinikum Service gGmbH. Wir sorgen dafür, dass die infrastrukturellen Dienstleistungen an den Standorten des Pfalzklinikums zuverlässig, wirtschaftlich und serviceorientiert erbracht werden. Unser vielseitiges Leistungsspektrum umfasst:

• Logistik
• Patienten- und Materialtransporte
• Zentrale Leitstelle
• Fuhrparkmanagement
• Wäscherei und Wäschelogistik
• Reinigungsdienstleistungen
• Grün- und Außenanlagenservice
• Entsorgungsmanagement

Zur Unterstützung unserer Bereichsleitung suchen wir eine engagierte, analytisch denkende und organisationsstarke Persönlichkeit. In dieser verantwortungsvollen Position übernehmen Sie neben klassischen Assistenzaufgaben eigenständig koordinierende, projektbezogene und organisatorische Aufgaben. Sie wirken aktiv an der Weiterentwicklung des Bereichs mit und sind eine wichtige Schnittstelle zwischen Bereichsleitung, internen Fachbereichen und externen Dienstleistern.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Weiterbildung (z. B. Fachwirt/in, Betriebswirt/in VWA oder vergleichbar) oder ein abgeschlossenes Bachelorstudium im Bereich Betriebswirtschaft, Public Management, Facility Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder Projektfunktion, idealerweise im Gesundheitswesen oder Facility Management
• Erfahrung im Projekt-, Prozess- oder Qualitätsmanagement
• Sehr gute Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Organisations- und Koordinationskompetenz
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, sicheres Auftreten sowie hohe Dienstleistungsorientierung
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Eigeninitiative

Requirements

• Eigenverantwortliche Unterstützung der Bereichsleitung bei operativen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen
• Selbstständige Planung, Koordination und Nachverfolgung bereichsübergreifender Projekte und Sonderaufgaben
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Berichten, Präsentationen, Statistiken und Managementauswertungen
• Entwicklung, Optimierung und Standardisierung von Prozessen, Arbeitsabläufen und Organisationsstrukturen im Infrastrukturellen Facility Management
• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines Kennzahlen- und Berichtswesens einschließlich Analyse und Ableitung von Handlungsempfehlungen
• Selbstständige Koordination und Dokumentation von Qualitätsmanagementmaßnahmen, Audits und Begehungen
• Mitarbeit bei Ausschreibungen, Vertragsmanagement sowie Steuerung und Kontrolle externer Dienstleister
• Vorbereitung und Begleitung von Vergabe- und Beschaffungsprozessen
• Koordination standortübergreifender Abstimmungen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Bereichs
• Erstellung und Weiterentwicklung von Dienstanweisungen, Prozessbeschreibungen und Organisationsrichtlinien
• Unterstützung der Bereichsleitung bei Budgetplanung, Kostencontrolling und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
• Eigenverantwortliche Leitung von Teilprojekten sowie Mitwirkung an bereichsübergreifenden Organisations- und Veränderungsprojekten

Benefits

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis nach den Bestimmungen des TV-PSG mit den üblichen Leistungen des öffentlichen Dienstes inkl. Betriebsrentenanspruch
• Die Eingruppierung erfolgt in EG 8 oder EG 9 TV-PSG (vergleichbar TVöD), abgängig von der individuellen Qualifikation
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem großen Unternehmen der Gesundheitsversorgung
• Gezielte Personalentwicklung inkl. verschiedener Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege: Belegplätze in einer Kindertagesstätte, Beratungen über Eltern- und Pflegeguides
• Corporate Benefits (attraktive Rabatte für Mitarbeiter*innen)
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, z. B. Wellhub, Betriebssportgruppen, Yogakurse, Jobrad