[Hiring] Administrative Technician and Training @Racines Humaines Inc.

Role Description

Relevant du directeur général et étant en étroite collaboration avec la coordonnatrice à la formation, la personne en poste offrira un véritable soutien administratif 360° aux activités de formation du CSMO Habitation. Dans un contexte de forte croissance de la clientèle, la personne jouera un rôle clé, notamment pour :

• Le soutien administratif lié à la formation, de l’inscription des participants jusqu’à la remise des attestations.
• La coordination et la logistique des activités de formation.
• Le soutien aux communications et à la promotion des formations.
• Le service à la clientèle, en appui à l’équipe.

Il s’agit d’un rôle polyvalent, principalement administratif, idéal pour une personne rigoureuse qui a de l’entregent et qui aime le contact avec la clientèle.

Qualifications

• Détenir une formation collégiale ou universitaire en administration, en gestion de projet, en bureautique, en éducation ou dans tout autre domaine pertinent.
• Posséder une expérience pertinente dans un rôle de soutien administratif, de coordination ou de gestion de projets.
• Avoir de l’expérience en coordination de formations ou en service à la clientèle (un atout).
• Faire preuve d’un entregent remarquable et avoir un plaisir sincère à travailler avec la clientèle.
• Démontrer de la rigueur, de l’autonomie et un grand souci du détail.
• Avoir un excellent sens de l’organisation et la capacité à mener plusieurs dossiers de front.
• Faire preuve d’une grande capacité d’adaptation, de curiosité et d’esprit d’initiative.
• Être à l’aise de communiquer avec des clients potentiels et avoir de l’intérêt pour soutenir les initiatives de communication (réseaux sociaux par exemple).
• Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit ; une connaissance fonctionnelle de l’anglais est un atout.
• Maîtriser la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) et être à l’aise avec les plateformes numériques.
• Aimer travailler en équipe et évoluer dans un environnement en changement.

Requirements

• Coordination des activités de formation (50 %)
• Effectuer les inscriptions, les confirmations, les rappels et les suivis auprès des participants, en plus d’assurer la gestion des listes de présence.
• Préparer les documents de formation, le matériel pédagogique et les procédures de connexion pour les activités virtuelles et en présentiel.
• Coordonner l’envoi du matériel pédagogique aux participants et aux formateurs, souvent à partir de notre entrepôt situé sur la Rive-Nord de Montréal.
• Assurer les suivis logistiques nécessaires au bon déroulement des formations.
• Effectuer les suivis auprès des partenaires et des participants concernant les reports, les annulations ou les modifications de formations.
• Appuyer la coordonnatrice dans le suivi des projets de formation et des besoins de la clientèle.
• Soutien administratif (30 %)
• Assurer le soutien administratif des activités de formation en ligne et en présentiel.
• Mettre à jour les dossiers clients, les données de formation et les suivis dans les outils de gestion internes.
• Préparer et transmettre les attestations de formation.
• Collaborer à la compilation des sondages de satisfaction.
• Participer à la préparation de documents administratifs, de statistiques et de rapports liés aux activités de formation.
• Collaborer à l’analyse des statistiques de participation et des besoins de formation de la clientèle.
• Soutenir l’équipe dans la reddition de comptes et les exigences administratives liées aux projets financés.
• Prêter main-forte à la technicienne administrative, au besoin.
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et des outils de gestion.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe.
• Communications et développement de la clientèle (20 %)
• Contribuer à la diffusion et à la promotion des formations auprès de la clientèle.
• Soutenir la conseillère aux communications dans la publication de contenu sur les réseaux sociaux et dans le suivi du calendrier de publication.
• Animer la communauté en ligne en répondant aux commentaires et aux messages.
• Participer aux initiatives visant à faire découvrir les formations et les métiers de l’habitation à un plus jeune public.
• Communiquer avec des clients potentiels afin de leur présenter l’offre de formation et de repérer de nouvelles occasions de collaboration.

Benefits

• Poste permanent de 35 heures par semaine avec horaire flexible.
• Salaire entre 55 000 et 65 000$ par année, selon l’expérience.
• Environnement en télétravail, avec des déplacements occasionnels au Québec.
• 3 semaines de vacances dès l’entrée en fonction, auxquelles s’ajoutent des congés entre Noël et le jour de l’An.
• Allocation mensuelle pour l’utilisation d’Internet.
• 5 congés personnels annuels.
• Programme d’assurances collectives.
• Horaire estival.
• Environnement de travail collaboratif au sein d’une équipe de professionnels passionnés.