[Hiring] Administrative Manager and User Relations Officer @Fonction publique Territoriale

Role Description

La Communauté de Communes recrute un(e) agent(e) en charge de la gestion administrative et relations aux usagers du service de la collecte de déchets ménagers, à temps complet. L'agent devra assurer un suivi des tâches administratives du service OM (21H/hebdo) et assister administrativement le Directeur des Services Techniques (DST) et son équipe.

Activité Assistante du DST

• Gérer le standard du Service Technique de la Communauté de Communes avec accueil physique des visiteurs, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents interlocuteurs.
• Assister au quotidien le DST : diverses tâches administratives, mise en forme, relecture, …
• Centrer et relayer les informations aux personnes concernées.
• Alerter et faire des rappels sur les délais au directeur des services techniques.

Voirie

• Exploiter l’information géographique et cadastrale disponible sur SIG.
• Elaborer les DICT (Déclaration d’Intention de Commencement de Travaux) pour les communes.
• Suivi et prise de contact auprès des collectivités sur la préparation des travaux en régie sur le fonctionnement.

Bâtiments

• Organiser et coordonner dans les meilleures conditions de délais et de coûts l’administratif de l’exécution des travaux.
• Suivi et dépôt des devis dans le e-parapheur.
• Récolter les informations sur la consultation auprès des entreprises pour des travaux d’entretien de bâtiments.
• Suivi administratif et vérification des devis et des factures du service du DST.
• Gérer les urgences afin de les relayer vers le service concerné pour résoudre la problématique sur des bâtiments.

Gestionnaire Administrative Service OM

• Gérer et assurer le suivi administratif en fonction des mouvements : déménagement, modification nombre de personnes dans le foyer (naissance, décès, séparation, …).
• Mise en œuvre de la facturation semestrielle sur le territoire de Gençay avec le logiciel Ecosito – Tradim.
• Informer les usagers : accueil physique et téléphonique du public, assurer la transition entre les usagers et le service, gérer les réclamations des usagers.
• Communiquer avec « l’équipe verte » pour faire remonter les problématiques.
• Être en relation avec le service comptabilité sur les dépenses et les recettes : dépôt des devis et vérification des factures dans le e-parapheur, assurer un suivi régulier.

Qualifications

• Capacité d’analyse.
• Capacité administrative et rédactionnelle.
• Notions de législation et réglementation du code des marchés publics.
• Maîtriser l’expression écrite et orale.
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques.
• Maîtriser le réseau informatique de la collectivité.
• Maîtriser les techniques et recherches documentaires.
• Exploiter l’information géographique et cadastrale disponible sur SIG.
• Maîtriser la lecture et l’utilisation des documents cartographiques, topographiques et cadastraux dans leurs formes classiques et numérisées.
• Avoir des connaissances sur l’accès à la plate-forme Helios.
• Avoir des notions de comptabilité publique.
• Connaissance sur l’utilisation du logiciel Tradim.

Requirements

• Aptitude à travailler en équipe.
• S’exprimer clairement.
• Rigueur et organisation dans le travail.
• Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants.
• Connaitre les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes,…).
• Savoir s’adapter à différents interlocuteurs.
• Accueillir le public avec amabilité.
• Respecter la confidentialité.
• Être dynamique.
• Être méthodique dans son travail.
• Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
• Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents.
• Avoir un esprit d’initiative.
• Assurer le suivi du carnet de santé du patrimoine.
• Outils et techniques de planification.
• Maîtrise de l’outil informatique.
• Sens de l’initiative et des responsabilités.
• Rigueur et autonomie.
• Qualités relationnelles et d’écoute.
• Sens des relations humaines, diplomatie, discrétion.
• Savoir s’organiser et gérer les priorités.

Benefits

• Poste basé sur l'antenne territoriale de Gençay.
• Temps complet : 36H hebdo avec 5 J d'ARTT / an.
• Régime Indemnitaire (RIFSEEP) en fonction de l'expérience et niveau de qualification.