[Hiring] Administrative Assistant Youth @Fonction publique Territoriale

Role Description

La commune de CEBAZAT (8 949 habitants, ville classée 3 fleurs, membres de Clermont-Auvergne-Métropole) recrute un(e) adjoint(e) administratif(ve) sous l'autorité du responsable de service, assure les missions administratives variées :

• Gère les inscriptions scolaires, au service périscolaire et extrascolaire et assure l'accueil physique et téléphonique des usagers.
• Gère les inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires dans le respect de la règlementation, en accueil physique ou par le biais du portail familles.
• Gère les dossiers de familles, assure le suivi des demandes ordinaires arrivant au service (notifications portail familles, mail, accueil physique).
• Effectue les opérations liées à la facturation des usagers.
• Effectue des encaissements relatifs aux services péri et extrascolaires (chèques, numéraire, CB portail et Cesu) en tant que régisseur suppléant.
• Gère la mise en recouvrement des impayés.
• Réceptionne, traite et diffuse l'information, enregistre le courrier.
• Saisit et édite divers documents à destination des usagers sous formats papier et numérique (notamment à destination du portail familles).
• Edite les documents nécessaires aux services (listings, pointages, fiches d'inscriptions, éléments de dossiers/familles).
• Participe aux opérations comptables liées au fonctionnement des services (engagements, traitement de factures des fournisseurs).
• Assiste la responsable de service pour les opérations de suivi des ressources humaines du service (tableau d'avantage en nature, préparation des feuilles d'heures mensuelles,...).
• L'agent travaillera en binôme sur les mêmes missions.

Qualifications

• Connaissances de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales (base générales).
• Maitrise de l'expression écrite et orale.
• Maitrise des outils informatiques et bureautiques.
• Connaissance appréciée du logiciel BL Enfance, BL Citoyen et BL finances (bases), plateforme ONDE de l'Education Nationale.

Requirements

• Aptitudes à travailler seul et en équipe.
• Savoir s'organiser et gérer les priorités.
• Savoir gérer une procédure et être méthodique.
• Savoir prendre en compte une demande et la traiter avec efficacité.
• Savoir s'adapter à divers interlocuteurs.
• Accueillir le public avec amabilité.
• Gérer son stress.
• Respecter la confidentialité.

Qualifications

• Niveau Bac, CAP BEP secrétariat.
• BTS Bureautique-comptabilité.