[Hiring] Administrative Assistant in Recruitment Management @Universitätsklinikum Tübingen

Role Description

Der Bereich begleitet alle Berufungsverfahren zur Besetzung von Professuren von den strategischen Vorbereitungen und Struktur- und Finanzierungsfragen über das akademische Auswahlverfahren bis zur Erstellung einer Berufungsliste.

• Abstimmung und Organisation von Sitzungsterminen mit Vorstandsbeteiligung
• Vor- und Nachbereitung sowie Teilnahme an Sitzungen von Berufungskommissionen (online und Präsenz) und Mitwirkung an der Protokollführung
• Kommunikation mit verschiedenen Stellen und Gremien in Fakultät, Klinikum und Universität
• Sorgfältige Dokumentation der einzelnen Schritte in den zahlreichen, parallel ablaufenden Berufungsverfahren
• Einholen von Angeboten sowie Bearbeitung von Rechnungen und Reisekostenabrechnungen

Qualifications

• Erfolgreich absolvierte Ausbildung, idealerweise mit kaufmännischem Schwerpunkt (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder Kauffrau / Kaufmann im Gesundheitswesen) und erste berufliche Erfahrung
• Freude an Teamarbeit und am Umgang mit verschiedenen Zielgruppen im universitären Umfeld sowie freundliches und verbindliches Auftreten
• Strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und Planungsgeschick sowie Flexibilität
• Sicherer Umgang mit Standardsoftware sowie Offenheit für Digitalisierungsprozesse
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse