[Hiring] Administrative Assistant @Anah

Role Description

L’assistant(e) administratif(ve) intervient au sein d’une unité chargée d’accompagner les usagers, les professionnels et les services instructeurs dans la résolution de situations complexes ou signalées. Il (elle) contribue à la relation avec les usagers et au traitement de premier niveau des dossiers signalés, depuis la réception et la qualification des sollicitations jusqu’à leur orientation vers les interlocuteurs compétents et au suivi de leur traitement. Il (elle) assure également différentes activités d’appui administratif nécessaires au bon fonctionnement de l’unité.

Il (elle) travaille en lien étroit avec les membres de l’unité et les autres interlocuteurs concernés par la prise en charge des situations usagers.

Vos principales activités:

• Contribuer à la relation avec les usagers et au traitement des dossiers signalés
  • Réceptionner, analyser et trier les sollicitations reçues sur les différents canaux de relation avec les usagers;
  • Identifier les informations nécessaires à la prise en charge des dossiers signalés et vérifier leur complétude;
  • Réaliser une première analyse des dossiers signalés afin d’identifier la nature de la demande et de les orienter vers l’interlocuteur compétent;
  • Créer et renseigner les tickets permettant d’assurer la traçabilité et le suivi des situations signalées;
  • Apporter des réponses de premier niveau aux usagers, lorsque la nature de la sollicitation le permet;
  • Assurer le suivi administratif des dossiers et mettre à jour leur statut en fonction de l’avancement de leur traitement;
  • Solliciter, lorsque nécessaire, les agents de l’unité ou les services concernés pour permettre la bonne prise en charge de la situation.
• Appuyer la relation avec les professionnels
  • Contribuer à la création, à la complétude et à la mise à jour des tickets de suivi des relations avec les professionnels, en coordination avec les agents concernés;
  • Assurer l’organisation et la mise à jour de l’agenda des rendez-vous avec les professionnels;
  • Apporter un appui administratif dans le suivi des sollicitations et échanges avec les professionnels.
• Assurer la gestion administrative et contribuer au fonctionnement de l’unité
  • Réceptionner, analyser et orienter les courriers reçus par le service vers les interlocuteurs compétents;
  • Assurer la saisie, la mise à jour et la fiabilisation des informations dans les différents outils de suivi de l’unité;
  • Contribuer au classement, à l’archivage et à la bonne tenue des dossiers et documents nécessaires à l’activité;
  • Participer au suivi administratif de l’activité et à la production des éléments nécessaires au fonctionnement de l’unité;
  • Apporter, en fonction des besoins, un appui administratif transversal aux différentes activités de l’unité.

Qualifications

• Une première expérience en gestion ou assistance administrative;
• Aisance dans le traitement et le suivi de dossiers;
• Capacité à réaliser une première analyse des sollicitations;
• Identification des informations utiles et orientation efficace des situations nécessitant une prise en charge approfondie;
• Bonne aisance rédactionnelle et relationnelle;
• Capacité à prendre en main rapidement les outils et dispositifs de l’Anah.

Requirements

• Niveau 4 Baccalauréat;

Compétences attendues

• Savoirs
  • Connaissance de l'environnement administratif et des dispositifs d'aide;
  • Maîtrise des outils bureautiques et de suivi.
• Savoir-faire
  • Analyser, organiser et suivre des dossiers;
  • Coordonner les échanges avec des interlocuteurs variés;
  • Rendre compte et fiabiliser l'information.
• Savoir-être
  • Rigueur, organisation et réactivité;
  • sens du service et de la relation usagers;
  • Écoute et aisance relationnelle;
  • Autonomie dans l'organisation de son activité;
  • Capacité à travailler en équipe.

Éléments de candidature

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.