[Hiring] Assistant for Research Programs @Leibniz-Institut für Neurobiologie Stiftung öff. Rechts

Role Description

Das Leibniz-Institut für Neurobiologie (LIN) Magdeburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt – bevorzugt in Vollzeit (40 Stunden/Woche) – zwei Assistenzen als Sekretariate für die Forschungsprogramme (m/w/d). Die Stellen sind zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Option der Übernahme in ein dauerhaftes Beschäftigungsverhältnis. In dieser Funktion stellen Sie die Durchführung administrativer Aufgaben für die Forschungsgruppen des Hauses sicher. Als Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Administration und Zentralen Diensten sind Sie erste Ansprechperson für die Mitglieder der Forschungsgruppen.

• Erledigung allgemeiner büroorganisatorischer Aufgaben und Sekretariatstätigkeiten, u. a. Terminplanung und -koordination, Posteingang und -ausgang sowie Erledigung elektronischer und schriftlicher Korrespondenz (auch in englischer Sprache);
• Pflege von Datenbanken und Ablagen nach vorgegebenen Strukturen;
• Mitwirkung bei der Verwaltung zentraler Mittel und Drittmittel, u. a. Budgetübersichten, Zuarbeit und Koordination bei der Sachberichtserstellung, Fristenüberwachung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (in Abstimmung mit der AG Finanzen);
• Unterstützung im Beschaffungsmanagement, u. a. Bestellungen, Angebotseinholung und Rechnungsbearbeitung (in Abstimmung mit der AG Einkauf);
• Zuarbeit bei Personalangelegenheiten, u. a. verwaltungsmäßige Mitwirkung bei Einstellungsverfahren (in Abstimmung mit der AG Personal);
• Unterstützung bei der Organisation von Lehr- und Forschungstätigkeiten;
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen;
• Betreuung von in- und ausländischen Gästen und Mitgliedern der Forschungsgruppen;
• Aktualisierung und Pflege der Inhalte des Internetauftritts der Forschungsgruppen;

Qualifications

• Eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsorientierten Beruf oder vergleichbare Qualifikationen;
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im Hochschul- bzw. Wissenschaftsumfeld;
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint;
• Erfahrung in der Pflege von Webinhalten von Vorteil;
• Verbindliches, serviceorientiertes und freundliches Auftreten sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen;
• Selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hohem Organisationsvermögen;
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Lernbereitschaft an der Schnittstelle von Wissenschaft und Administration;
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem internationalen Forschungsinstitut;
• 30 Tage Urlaub pro Jahr und eine attraktive Vergütung durch Bezahlung nach TV-L;
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL Ost) und Jahressonderzahlung;
• Eine kollegiale, teamorientierte Arbeitsumgebung mit entsprechenden Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten und Möglichkeiten mobilen Arbeitens;
• Eine ausführliche Einarbeitung an einem modernen Arbeitsplatz.