[Hiring] Project Coordinator @Rioux RH

Role Description

L’agence RIOUX RH accompagne l’un de ses clients pour le recrutement de son.sa futur.e coordonnateur.trice de projets. La personne titulaire de ce poste assure la coordination opérationnelle des projets et initiatives de la Coalition et notamment du programme études-travail PRET. Elle soutient la gestionnaire de projet dans la planification, le suivi administratif, budgétaire et opérationnel des activités tout en veillant à la fluidité des communications avec les parties prenantes. À titre de premier point de contact pour les opérations, elle contribue au bon déroulement des projets, au respect des échéanciers et à la qualité du service offert aux partenaires, participant.e.s et collaborateur.trice.s.

• Administration et opérations (50 %)
  • Coordonner les activités des comités, produire la documentation qui en découle, assister aux réunions, agir comme personne-ressource et être responsable de leur bon déroulement (documents requis, procès-verbaux, suivis des échéanciers et des dossiers, logistiques, etc.)
  • Assurer la mise à jour et la fiabilité de la base de données des contacts associés aux projets coordonnés, notamment le programme PRET et le comité AEC-DEC;
  • Assurer le suivi budgétaire et la gestion des factures en collaboration avec le.la gestionnaire de projet et le service de comptabilité;
  • Recueillir, suivre et analyser les données quantitatives et qualitatives des projets;
  • Participer à la rédaction des rapports exigés par les bailleurs de fonds pour la reddition de compte des différents projets (lorsqu’applicable);
  • Coordonner la logistique des rencontres : invitations, réservation de salle, prise de notes, etc.;
  • Rester alerte aux informations terrain dans une perspective d’amélioration continue et faire circuler l’information entre les parties prenantes;
• Plus spécifiquement dans le cadre du programme PRET :
  • Administrer la plateforme dédiée au programme (ex. : inscriptions des candidat.e.s, des entreprises);
  • Planifier et coordonner les opérations de chacune des cohortes auprès des cégeps, des entreprises et des candidat.e.s (cycle de vie des cohortes);
  • Participer à la gestion de projet, recommander et mettre en œuvre des changements pour améliorer les processus et assurer un fonctionnement optimal et efficient du programme;
• Relations avec les parties prenantes (50 %)
  • Répondre aux demandes d’information émanant des divers moyens de communication (ex. : courriel, téléphone);
  • Assurer les communications et le suivi auprès des parties prenantes impliquées dans les projets (participant.e.s, cégeps, entreprises, fournisseurs, ambassadeur.drice.s, etc.);
  • Agir comme personne référente pour les candidat.e.s, cégeps et entreprises concernant le programme PRET;
  • S’engager dans le développement et la consolidation de relations durables avec les partenaires du projet;
  • Représenter la Coalition lors des événements de l’industrie;
  • Au quotidien, le.la titulaire de ce poste collaborera également avec les autres membres de l’équipe.

Qualifications

• Études postsecondaires en administration ou autre domaine connexe;
• Une expérience de 3 ans en coordination pouvant inclure des projets complexes;
• Une expérience dans la gestion des programmes de subventions et la reddition de comptes;
• Expérience dans un organisme à but non lucratif ou un ordre professionnel (atout);
• Connaissance du milieu de l’assurance de dommages, de l’éducation et en gestion de subvention (atout);
• Connaissance d’Asana (atout);
• Bonne connaissance de l’environnement Windows et des logiciels de la suite Office;
• Excellente connaissance de l'ensemble du processus de gestion de projets;
• Excellente connaissance du français parlé et écrit;
• Bilinguisme français-anglais fonctionnel.

Requirements

• Habiletés de communication;
• Habiletés de travail en équipe;
• Habiletés de rédaction;
• Capacité à organiser le travail et à gérer les priorités;
• Productivité/efficacité;
• Adaptabilité;
• Approche orientée solution;
• Intérêt marqué pour l’amélioration continue des processus;
• Capacité ou intérêt pour la prise de parole en public;
• Autonomie;
• Proactivité.

Benefits

• Un poste où il y a vraiment place à l’initiative et l’autonomie;
• Des avantages sociaux compétitifs;
• Des horaires flexibles, des congés durant le temps des Fêtes et des journées de congés personnels;
• Un horaire flexible durant l’été;
• Un congé le jour de votre anniversaire;
• Un poste en télétravail (aucune journée obligatoire au bureau outre pour les rencontres d’équipes);
• Assurances collectives;
• REER Collectif.