[Hiring] Team Lead Operations @Lingoda

Role Description

Du übernimmst die disziplinarische Führung des Teams, das die administrativen und logistischen Abläufe entlang von Course Delivery, Service und Prüfungen rund um unsere Kurse verantwortet. Du steuerst die Leistung deines Teams über klare KPIs, Datenanalysen und Forecasts, setzt Prioritäten und leitest strukturelle Verbesserungsmaßnahmen ab. Dein Ziel ist eine schlanke, skalierbare Betriebsstruktur mit klaren Verantwortlichkeiten, die durch datengetriebene Automatisierung kontinuierlich weiterentwickelt wird, bei gleichbleibend hoher Zuverlässigkeit und Termintreue.

Deine Aufgaben:

• Teamführung, People Development und disziplinarische Verantwortung:
• Du führst dein Team fachlich und disziplinarisch.
• Du setzt klare Ziele und Prioritäten, gibst regelmäßig Feedback und förderst die individuelle Weiterentwicklung deiner Teammitglieder.
• Steuerung über Kennzahlen, OKRs und datengetriebene Verbesserung:
• Du steuerst die Leistung deines Teams anhand klarer KPIs, unter anderem Genauigkeit, SLA-Erfüllung, Durchlaufzeit, Backlog und Compliance-Risiken.
• Du entwickelst passende Kennzahlen und Trendanalysen für dein Team weiter.
• Du begleitest die OKR-Initiativen deines Teams von der Zielsetzung bis zur Erfolgsmessung.
• Du erkennst Engpässe und wiederkehrende Fehlermuster frühzeitig und quantifizierst das Potenzial von Automatisierungsprojekten.
• Zuverlässige End-to-End-Umsetzung und Skalierung:
• Du verantwortest die durchgängige, termingerechte Abwicklung der Kurs- und Prüfungslogistik, von der Planung bis zum Abschluss.
• Im engen Austausch mit dem Team Course Setup & Service stellst du pünktliche Kursstarts und die Einhaltung der AZAV-Richtlinien sicher.
• Du planst die Auslastung deines Teams anhand von Volumen, Deadlines und Abhängigkeiten zu anderen Teams.
• Du sorgst für einen verlässlichen, planbaren Arbeitsrhythmus.
• Prozesse, Automatisierung und KI-gestützte Abläufe:
• Du standardisierst Arbeitsabläufe systematisch, reduzierst manuelle Tätigkeiten und schaffst so die Grundlage für Automatisierung.
• Du hältst die SOPs deines Teams aktuell, prüfst sie regelmäßig und passt sie an Prozessänderungen an.
• Du sorgst für saubere, korrekte Daten in allen genutzten Systemen.
• Du setzt KI-gestützte Funktionen verantwortungsvoll ein, um Abläufe effizienter zu gestalten.
• Risiko- und Eskalationsmanagement:
• Du erkennst frühzeitig Warnsignale in Backlog, SLAs und Rückmeldungen von Stakeholdern.
• Du managst komplexe Eskalationen souverän und sorgst dafür, dass aus Vorfällen präventive Maßnahmen abgeleitet werden.
• Crossfunktionale Zusammenarbeit:
• Du stimmst dich eng mit dem Team Course Setup & Service, Sales, Key Account Management, Product, dem Application Team, Qualitätsmanagement und Prüfungsplanung sowie mit externen Partnern ab.
• Du sorgst für reibungslose Übergaben und übersetzt neue Anforderungen in konkrete Abläufe, die du als Project Lead nachhältst.
• Change Management und Organisationsentwicklung:
• Du gestaltest Veränderungsprozesse aktiv mit, etwa bei der Neuaufstellung von Teams und Rollen.
• Du hältst dabei die Planungsdynamik und Zuverlässigkeit deines Teams auch während struktureller Veränderungen aufrecht.

Qualifications

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der disziplinarischen Führung operativer oder administrativer Teams.
• Erfahrung in Change-Management-Prozessen, idealerweise bei der Neuaufstellung von Teams und Rollen.
• Erfahrung in der Steuerung von Teams über Kennzahlen sowie sicherer Umgang mit gängigen Tools, zum Beispiel HubSpot, Planungstabellen, CRM- oder Ticketsystemen.
• Einen proaktiven Arbeitsstil: Du erkennst Risiken und Engpässe frühzeitig, findest Lösungen und setzt Verbesserungen eigenständig um.
• Erfahrung in crossfunktionaler Zusammenarbeit, zum Beispiel mit Sales, Key Account Management, Product oder Qualitätsmanagement.
• Erfahrung im Arbeiten mit KI-gestützten Tools und ein Gespür dafür, sie gezielt einzusetzen.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, auch unter Druck.
• Fließende Deutschkenntnisse (C1/C2) und Englischkenntnisse (C1).
• Eine klare, wertschätzende Kommunikation und Freude daran, Menschen weiterzuentwickeln.

Requirements

• Schön, wenn du zusätzlich mitbringst:
• Erfahrung im Bildungs- oder Gesundheitsbereich oder in operativen Dienstleistungen.
• Praktische Erfahrung mit Prozessoptimierung oder Workflow-Automatisierung.
• Erfahrung in einem wachsenden Unternehmen.

Benefits

• Ansprechbare Führungskräfte und transparente Kommunikation - bei Lingoda zählt jede Stimme!
• Firmenveranstaltungen und Kolleg*innen, die immer gerne Kontakte knüpfen + Budgets für Teambuilding-Veranstaltungen!
• Ein integratives Umfeld mit großem Teamgeist und Leidenschaft für Sprachen.
• Ein gut strukturierter und spannender Onboarding-Prozess, der Sie auf Erfolgskurs bringt!
• Die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten oder im Büro im Herzen Berlins.
• Bildungsfonds, weil wir wollen, dass unsere Mitarbeitenden wachsen.
• Kostenloser Zugang zu unseren Sprachkursen.
• Programme für psychische Gesundheit.
• Betriebliche Sozialleistungen und Pensionskassen.
• Vergünstigte Urban Sports-Mitgliedschaften (EU-weit).
• ÖPNV-Rabatte in Berlin.
• 30 Urlaubstage im Jahr.
• Kostenlose Snacks und Getränke im Büro.
• Die für deine Arbeit notwendige moderne Hardware (n.z. für Freelancers).
• Flexible Arbeitszeiten.