[Hiring] Executive Assistant & Operations Management @RailKompass GmbH

Role Description

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und zur Weiterentwicklung unserer internen Organisation suchen wir eine engagierte, strukturierte und eigenständig arbeitende Persönlichkeit, die Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen und unser Unternehmen aktiv mitzugestalten.

• Assistenz der Geschäftsführung sowie das Operations Management
• Eigenständige Unterstützung und Entlastung des Geschäftsführers im operativen und administrativen Tagesgeschäft
• Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen sowie eigenverantwortliche Kalenderpflege
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen und geschäftlichen Abstimmungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und weiteren Geschäftsunterlagen
• Organisation und Koordination interner Abläufe sowie Unterstützung bei der Teamorganisation
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben

• Eigenständige Planung, Organisation und Koordination von Mitarbeitereinsätzen bei unseren Kunden im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung
• Abstimmung von Personalbedarfen, Einsatzzeiten und Einsatzbedingungen mit Kunden und Mitarbeitenden
• Bearbeitung und Beantwortung von Kundenanfragen sowie Koordination kurzfristiger Personalbedarfe
• Aktive Kontaktaufnahme mit bestehenden und potenziellen Kunden zur Vermittlung verfügbarer Personalkapazitäten
• Vorbereitung und Erstellung von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen, Einsatzvereinbarungen und weiteren einsatzbezogenen Unterlagen nach internen Vorgaben
• Erstellung und Bereitstellung von Einsatzinformationen für unsere operativen Mitarbeitenden
• Unterstützung bei der Organisation des Onboardings neuer Mitarbeitender
• Pflege und Verwaltung relevanter Personal- und Einsatzdaten

• Eigenständige Planung, Koordination und Umsetzung interner Projekte
• Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung digitaler Softwarelösungen, beispielsweise Personio oder Willson
• Analyse bestehender Arbeitsabläufe sowie Identifikation von Verbesserungs- und Digitalisierungspotenzialen
• Aktive Weiterentwicklung unserer internen Organisationsstrukturen und Geschäftsprozesse
• Unterstützung der Geschäftsführung beim Aufbau neuer Unternehmensbereiche und der Umsetzung strategischer Vorhaben

• Organisation und Buchung von Hotelübernachtungen und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung sowie unsere operativen Mitarbeitenden
• Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen unserer Mitarbeitenden
• Kontrolle, Zuordnung und Abrechnung von Hotelrechnungen
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchführung und der strukturierten Aufbereitung kaufmännischer Unterlagen
• Mitwirkung im Controlling, insbesondere bei der Auswertung von Kosten, Umsätzen und operativen Kennzahlen
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung sowie der Vorbereitung kaufmännischer Auswertungen

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in der Assistenz, Büroorganisation, Personaldisposition, Personaldienstleistung oder einer vergleichbaren Tätigkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Eine selbstständige, strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und eine hohe Affinität zu digitalen Arbeitsprozessen
• Kaufmännisches Verständnis und Interesse an organisatorischen sowie betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Requirements

• Von Vorteil, aber keine Voraussetzung: Erfahrungen in der Arbeitnehmerüberlassung, Personaldisposition oder Personaldienstleistungsbranche
• Kenntnisse im Eisenbahn- oder Verkehrssektor
• Erfahrungen mit HR-Software wie Personio oder vergleichbaren Systemen
• Kenntnisse in der vorbereitenden Buchführung, Reisekostenabrechnung oder im Controlling
• Erfahrungen in der Einführung digitaler Systeme und der Optimierung von Geschäftsprozessen

Benefits

• Eine vielseitige Position mit Verantwortung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Einblicken in nahezu alle Unternehmensbereiche
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Aktive Mitgestaltung
• Eigenverantwortliches Arbeiten
• Moderne Arbeitsweise
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein spannendes Branchenumfeld

Vergütung

Das Gehalt für diese Position liegt bei EUR 42,000–54,900 pro Jahr.

Company Description

RailKompass ist ein bundesweit tätiger Eisenbahndienstleister mit Sitz in Berlin. Wir unterstützen Eisenbahnverkehrsunternehmen flexibel und zuverlässig mit qualifiziertem Fachpersonal im operativen Eisenbahnbetrieb.

• Unser Leistungsspektrum umfasst den Einsatz von Triebfahrzeugführern, Lokrangierführern, Zugführern und Rangierbegleitern sowie Ausbildungs-, Prüfungs- und Beratungsleistungen.
• Sicherheit, Qualität und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Mitarbeitenden stehen im Mittelpunkt unseres Handelns.