[Hiring] Bilingual Specialist, Document Production @Borden Ladner Gervais LLP (BLG)

Role Description

Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (BLG) est à la recherche d’un spécialiste, Centre de production de documents (DocPro). Ce poste à distance à temps plein est offert aux candidats de toutes les régions et l’horaire sera déterminé en fonction des heures d’ouverture et des besoins du cabinet.

Il incombera au titulaire du poste d’offrir aux professionnels du droit ainsi qu’aux membres des Services à l’entreprise et des Services de soutien juridique des services sans faille, professionnels, minutieux et efficients pour ce qui touche la production de documents. Le candidat retenu devra connaître tous les progiciels qui servent à produire les documents du cabinet, en particulier les produits de la suite Microsoft Office comme Word, PowerPoint et Excel.

Chargé de donner des conseils sur la présentation des documents et les possibilités de reformatage, le candidat sélectionné sera également appelé à maintenir la banque des précédents du cabinet afin que tous les documents soient conformes au style BLG et mis à jour systématiquement en fonction des directives que donnent les services juridiques. En tant que membre de l’équipe du Centre DocPro, il veillera à ce que les exigences de chaque groupe soient remplies et le travail, effectué et offrira des services « à la carte » pour faire en sorte que les délais impartis soient toujours respectés.

Qualifications

• Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente
• Connaissance pratique de la terminologie figurant dans les documents de nature juridique et des procédures en matière de litige, un atout
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office; certification Microsoft Office Specialist (MOS), un atout
• Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)
• Capacité à repérer et à régler les problèmes rencontrés dans des documents, avec ou sans le soutien des TI
• Solides compétences pour ce qui touche la transcription de dictées
• Excellentes compétences pour ce qui est de l’organisation et de la gestion du temps; capacité à établir des priorités et à respecter les échéances moyennant peu de supervision
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière autonome et en équipe
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite et capacité à interagir avec des membres de tous les échelons du cabinet
• Faculté de s’adapter à de nouvelles technologies
• Souci du détail et solides compétences en correction d’épreuves
• Esprit d’initiative
• Capacité à travailler sous pression
• Disposition à travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail

Requirements

• Managing and responding to document production requests effectively using systems to prioritize and complete incoming work
• Producing, formatting and amending correspondence, documents, reports, attachments etc. from a variety of sources, in house style and in line with the firm’s specific systems/procedures
• Producing and amending PowerPoint presentations, organizational charts, mail merges, Excel spreadsheets and graphs
• Checking documents to ensure they are correct, in line with house style and, where applicable, the information to be confirmed has been highlighted to service users
• Liaising with service users in relation to document production
• Keeping service users updated on the progress of their work
• Ensuring documents are produced within the required timeline and to the highest standards
• Working to define service level under the instruction of the Team Leads of the National DocPro team
• Assisting with Helpline Software Support inquiries

Benefits

• Regularly checking workloads within the Centre and assisting/reprioritizing whenever possible to avoid backlogs of work
• Assisting fellow Specialists nationally with workload as required
• Ensuring service levels are maintained in the team throughout full schedule
• Participating in regular scheduled training sessions to maintain optimum systems knowledge
• Performing any other duties as reasonably requested by DocPro Team Leads

Company Description

BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.

Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.