[Hiring] HR Operations Officer @Bukuwarung

Role Description

BukuWarung adalah platform fintech yang profitable, melayani UMKM di Indonesia dan Filipina. Tim lapangan kami Merchant Sales Executive (MSE) dan Retail Sales Executive (RSE) menjual dan memasang perangkat pembayaran QRIS dan EDC, serta menjadi inti dari pendapatan perusahaan.

Regional People Operations Officer adalah perwakilan People Team di lapangan untuk tim lapangan di wilayah Anda. Anda mendukung rekrutmen regional dan mengelola operasional people secara lokal, koordinasi On-the-Job Trial (OJT), onboarding, offboarding, serta administrasi HR sehari-hari. Ini adalah peran kontrak yang bersifat hands-on, berfokus menjaga agar proses rekrutmen, retensi, dan people berjalan lancar di wilayah prioritas.

Tanggung Jawab Utama

• Dukungan Rekrutmen
  • Menyelenggarakan walk-in interview, kegiatan hiring lokal, dan program referral melalui pemimpin lapangan untuk mengisi funnel rekrutmen lapangan.
  • Mencari dan merekomendasikan vendor/mitra rekrutmen lokal (agensi rekrutmen, job fair, kampus, jaringan komunitas) dan meneruskan opsi terbaik ke tim TA untuk dievaluasi dan di-onboard.
  • Membantu mengurai pipeline yang macet melalui posting di job portal lokal, outreach komunitas, follow-up kandidat, serta screening awal dan penjadwalan interview bila diperlukan.
• Koordinasi On-the-Job Trial (OJT)
  • Mengoordinasikan uji coba lapangan 2 hari: menjadwalkan kandidat, menugaskan field manajer, serta mengomunikasikan ekspektasi.
  • Mengurangi drop-off OJT dengan mengonfirmasi kehadiran, menjaga komunikasi selama trial, serta menindaklanjuti kandidat yang tidak hadir.
  • Memantau tingkat penyelesaian OJT, konversi menjadi hire, dan alasan drop-off, serta melaporkan temuan ke tim HRBP dan TA.
• Onboarding & Offboarding
  • Memastikan onboarding karyawan lapangan baru (MSE dan RSE) berjalan mulus. Kontrak, BPJS, dan setup payroll dikelola oleh vendor, tugas Anda adalah melakukan follow-up dan memonitor vendor agar setiap tahap diselesaikan dengan benar dan tepat waktu, serta memastikan pengalaman hari-hari pertama karyawan baru berjalan tanpa hambatan.
  • Mengoordinasikan induction minggu pertama yang terstruktur untuk mendukung retensi awal MSE dan RSE baru.
  • Mengelola offboarding secara menyeluruh: melakukan exit interview, memastikan clearance selesai sesuai offboarding checklist, dan memastikan vendor memproses administrasi keluar (penonaktifan BPJS dan payroll) dengan benar.
  • Menjaga keakuratan catatan exit dengan kode alasan attrition yang benar, serta memastikan tidak ada celah dokumentasi pada proses onboarding maupun offboarding.
• Operasional People
  • Memonitor dan menindaklanjuti administrasi vendor.
  • Bertanggung jawab atas keakuratan data. Menjaga database karyawan tetap mutakhir dan benar karyawan baru, karyawan aktif, dan yang keluar tercatat akurat serta direkonsiliasi dengan data vendor.

Qualifications

• Minimal 2 tahun pengalaman di People Operations, administrasi HR, idealnya pada peran lapangan atau bervolume tinggi.
• Berdomisili di Surabaya dengan pemahaman terhadap pasar tenaga kerja lokal.
• Pengalaman langsung dengan administrasi onboarding, pendaftaran BPJS, dan kontrak PKWT.
• Keterampilan organisasi yang kuat dan teliti; mampu menangani dukungan rekrutmen dan operasional secara bersamaan.
• Memiliki komunikasi yang jelas untuk berinteraksi dengan kandidat dan manajer lapangan.
• Memiliki rasa kepemilikan tinggi, dapat diandalkan, berorientasi layanan, dan dapat dipercaya dalam menangani data karyawan dan payroll yang bersifat rahasia.