[Hiring] Employee for Administration & Personnel @Ifos

Role Description

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.01.2027 oder nach Absprache eine engagierte Person (m/w/d) für den Bereich allgemeine Verwaltung und Personalangelegenheiten.

Beschäftigungsumfang: Teilzeit oder Vollzeit

Beginn: 01.01.2027 oder nach Absprache

Befristung: Unbefristet

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung, Büromanagement, Rechtswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Verwaltung, idealerweise im öffentlichen Sektor, in Verbänden oder Forschungseinrichtungen
• Kenntnisse in der Personalsachbearbeitung und/oder Erfahrung mit Gremienarbeit von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
• Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu betreuen
• Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Englischkenntnisse von Vorteil

Requirements

• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Korrespondenz
• Personalsachbearbeitung: Betreuung von Einstellungen, Vertragsänderungen und Austritten in Zusammenarbeit mit Personalverantwortlichen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen (Vorstand, Kuratorium, Fachbeiräte)
• Erstellung von Sitzungsunterlagen, Protokollen und Beschlussvorlagen
• Organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen, Workshops und Tagungen
• Pflege und Aktualisierung der Verwaltungsdaten und Ablagesysteme
• Mitarbeit bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Auswertungen
• Allgemeine Büroorganisation und Ablaufoptimierung

Benefits

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft und Verwaltung
• Vergütung nach TV-L sowie alle im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
• Betriebliche Altersvorsorge über die VBLU
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (nach Einarbeitung)
• Flexible Arbeitszeitgestaltung zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten , z. B. zu Fördermittelrecht, EU-Programmen oder Controlling
• Ein kollegiales, wertschätzendes Team in einem lebendigen Forschungsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege