[Hiring] Administrative Manager of Training @ENSAM

Role Description

Les missions consistent à réaliser les inscriptions administratives, assurer la gestion des étudiants durant leur cursus, et assurer l’accueil et information aux personnels et usagers de la structure. La/le Gestionnaire administratif des formations a pour mission de garantir le bon déroulé logistique, administratif et relationnel de la scolarité de l’étudiant : de son inscription jusqu’à sa diplomation, dans le respect du Règlement pédagogique et des règles du service.

• Assurer l'inscription et le suivi des inscriptions aux différentes formations.
• Gérer les bourses (CROUS et autres).
• Réaliser l'accueil physique, téléphonique et par mail des étudiants, des intervenants permanents et vacataires.
• Contrôler les absences et les justificatifs des étudiants/stagiaires.
• Réaliser des opérations courantes de gestion administrative des formations.
• Saisir, éditer et gérer les Conventions de stage.
• Organiser et réserver les salles de l'établissement tout au long de l'année (enseignements, réunion de travail, etc.).
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service de la scolarité.
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative des formations à travers la maitrise du SI concerné.
• Alimenter les tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information.
• Assurer le soutien logistique de l’activité d’un service et de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).
• Participer aux manifestations pour la promotion de l’école : remise de diplôme, journée portes ouvertes de l’école.

Qualifications

• Connaissance générale de la gestion administrative des formations.
• Connaissance de l’enseignement supérieur.
• Connaissance de la réglementation et des procédures relatives aux questions de scolarité.
• Connaissance de logiciels de scolarité (AURION ou équivalent).
• Maitriser les Outils bureautiques.
• Maitriser la rédaction administrative.
• Travailler en équipe.
• Appliquer les normes, procédures et règles.
• Savoir planifier et respecter des délais.
• Savoir identifier les anomalies et alerter sa hiérarchie.
• Savoir rendre compte de son activité.

Requirements

• Capacité d'adaptation et d’organisation.
• Savoir gérer l’imprévu et le stress occasionné par certaines situations.
• Réactivité et disponibilité.
• Faire preuve de rigueur et de méthodologie.
• Avoir le sens du contact et du dialogue.
• Discrétion et confidentialité.
• Débutant accepté.
• Langue(s) parlé(es) souhaité(es) : anglais.
• Niveau d’études : Bac +2.

Location

Localisation : Rue porte de paris, 71220 Cluny.

Application Elements

• Documents à transmettre : Envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
• Personnes à contacter : [email protected].