[Hiring] Head of Academic Affairs @Aix Marseille Université

Role Description

Au sein du campus Saint-Charles, le/la responsable de la scolarité pilote l’ensemble des activités administratives et pédagogiques liées au parcours des étudiants, de leur candidature à la délivrance de leur diplôme, pour les formations de licence et de master, en présentiel et à distance.

• Management et coordination : encadrer et animer une équipe de 22 agents répartis en trois bureaux, organiser l’activité du service et accompagner les responsables de bureau et les gestionnaires dans leurs missions.
• Pilotage de la scolarité : superviser l’ensemble des opérations de gestion administrative et pédagogique : inscriptions, stages, examens, jurys, résultats, emplois du temps et délivrance des diplômes, pour les formations initiales, en alternance et continues.
• Organisation des examens : élaborer les calendriers, coordonner les moyens nécessaires et veiller au bon déroulement des épreuves.
• Gestion et suivi administratif : assurer le suivi comptable des inscriptions et superviser les activités de la régie de recettes.
• Expertise et accompagnement : être la personne référente des applications de gestion de la scolarité (APOGÉE, ADE, E-Candidat, AMUStage, ERIS), former et accompagner les utilisateurs et faciliter la prise de fonction des nouveaux agents.
• Communication et relations avec les usagers : garantir la circulation de l’information et assurer l’interface entre les étudiants, les enseignants et les services de l’établissement.
• Amélioration et coordination des pratiques : diffuser et veiller à l’application des procédures, participer aux groupes de travail et contribuer aux actions de communication de l’UFR, notamment à travers la gestion du site web du service.

Qualifications

• Bonne connaissance de l’enseignement supérieur, de l’organisation universitaire et de la réglementation relative à la scolarité, notamment dans le cadre du système LMD.
• Maîtrise des outils de gestion de la scolarité (APOGÉE, ADE, AMUStage, e-Candidat, Parcoursup, Mon Master) ainsi que des outils bureautiques courants.
• Compétences confirmées en management d’équipe, organisation et planification.
• Capacité à gérer les situations complexes et les conflits.
• Autonomie, réactivité et bon relationnel.
• Discernement, adaptabilité et esprit d’initiative.

Requirements

• Niveau 6 Licence/diplômes équivalents.

Location

• 58 Boulevard Charles Livon, 13007 Marseille, France.

Elements de candidature

• Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.