[Hiring] Workplace and Executive Coordinator @Shakepay FR

Role Description

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) du milieu de travail et de la direction très organisé(e), fiable et axé(e) sur l'action pour gérer les opérations et fournir un soutien exécutif et administratif récurrent.

Il s'agit d'un poste à temps plein basé à Montréal, combinant les opérations du milieu de travail et la coordination exécutive. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le PDG, le directeur de la technologie et le responsable des opérations des personnes et de la direction pour :

• Maintenir notre milieu de travail fonctionnel, accueillant et bien pris en charge.
• Prendre en charge les flux de travail administratifs récurrents tels que la gestion du calendrier, les voyages, les rendez-vous, les dépenses, les rappels et la logistique.
• Élargir votre champ d'action pour inclure des responsabilités de soutien exécutif plus vastes.

Ce que vous ferez :

• Coordonner les opérations du milieu de travail de Montréal, y compris la préparation des bureaux, les fournitures, les livraisons, les accès, les fournisseurs et le suivi des installations.
• Soutenir la coordination liée au milieu de travail à l'échelle de l'entreprise au fur et à mesure de l'évolution des priorités.
• Soutenir le PDG et le directeur de la technologie dans la coordination du recrutement et la logistique occasionnelle d'intégration, en partenariat avec les équipes de recrutement et des personnes.
• Soutenir les processus exécutifs et de milieu de travail récurrents, y compris les communications opérationnelles, le courrier, la logistique des réunions et la coordination des activités hors site.
• Maintenir des outils de suivi, de la documentation et des processus récurrents organisés qui assurent le bon déroulement du travail.
• Établir de solides relations de travail dans toute l'entreprise et assurer un suivi avec une supervision limitée.
• Assumer progressivement des responsabilités plus larges d'adjoint(e) de direction à mesure que la confiance, le jugement et la familiarité avec l'entreprise se développent.

Qualifications

• Expérience en soutien exécutif, coordination du milieu de travail, administration de bureau ou un rôle similaire d'opérations.
• Capacité démontrée à traiter des informations confidentielles et à établir la confiance par un jugement et un suivi constants.
• Expérience dans la gestion des agendas, la planification et la coordination des voyages.
• Fortes compétences en organisation, en suivi et souci du détail.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Bon jugement, professionnalisme et discrétion lors du traitement de tâches sensibles ou urgentes.
• Aisance à travailler dans Google Workspace, Slack et les outils de coordination connexes.
• Capacité à gérer de manière autonome des responsabilités récurrentes dans un environnement dynamique.
• Maîtrise du français et de l'anglais.

Requirements

• Expérience de soutien auprès d'une startup ou d'une équipe en forte croissance.
• Expérience en opérations du milieu de travail, logistique de bureau ou coordination avec les fournisseurs.
• Expérience dans le soutien au recrutement exécutif ou à la logistique d'intégration.
• Expérience dans la tenue d'outils de suivi, de documentation ou de systèmes opérationnels légers.
• Aisance à utiliser les outils d'IA pour rationaliser les flux de travail récurrents, rédiger des communications et soutenir le travail administratif quotidien, avec un bon jugement concernant la confidentialité et l'exactitude.

Benefits

• Devenez actionnaire : Chaque employé dispose d'options d'achat d'actions dans le cadre de sa rémunération.
• Atteignez vos objectifs : Évaluations salariales annuelles.
• Santé et bien-être : Accès à une couverture santé et dentaire, y compris des comptes de dépenses de santé et de bien-être.
• Adapté au télétravail : Travaillez de n'importe où au Canada, avec un accès facultatif à nos bureaux à Montréal et Toronto.
• Passez à un niveau supérieur : Un budget annuel de 2 000 $ pour les cours, les certifications et la formation afin de soutenir la croissance de votre carrière.
• Vacances : 20 jours de vacances par année. Et si vous utilisez toutes vos vacances, nous vous offrons une prime de 1 000 $.
• Congé parental : Bénéficiez d'un complément de congé parental jusqu’à 100 % de votre salaire pendant 18 semaines.
• S'amuser ensemble : Des sorties trimestrielles pour les équipes ou l'ensemble de l'entreprise afin de favoriser les contacts en personne.