[Hiring] Team Assistant/Office Manager @Friedrich-Alexander- Universität Erlangen-Nürnberg

Role Description

Als Teamassistenz/Office Manager (m/w/d) am Fachbereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) in Nürnberg koordinieren Sie die Lehrstuhlorganisation und verantworten vielfältige administrative Aufgaben in der Personal-, Haushalts- und Drittmittelverwaltung. Darüber hinaus organisieren Sie internationale Konferenzen und Workshops, betreuen internationale Gäste und unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit in einem interdisziplinär vernetzten universitären Umfeld.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung
• Sehr gute Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagement
• Erfahrungen in der Dienstreise- und Personalverwaltung wünschenswert
• Kenntnisse der Haushalts- und Drittmittelverwaltung, Budgetplanung und des Finanzcontrollings, idealerweise im universitären Umfeld wünschenswert
• Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit und im Eventmanagement wünschenswert
• Kenntnisse über Bildrechte sowie in der Anwendung des Content Management Systems WordPress von Vorteil
• Erfahrung mit Veranstaltungs-, Bewirtungs- und Vergaberichtlinien, der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie sowie weiterer Richtlinien der FAU hinsichtlich Corporate Identity und Corporate Design wünschenswert
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) notwendig und gute Spanischkenntnisse wünschenswert (mind. B1-Niveau)
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
• Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise; Überblick über Aufgaben, Fristen und Budgets
• Proaktives, vorausschauendes Handeln; selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarf und Lösungsentwicklung
• Eigenverantwortliche Prioritätensetzung; transparente Dokumentation und laufende Information des Teams
• Freundlicher, wertschätzender und konstruktiver Kommunikationsstil; ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
• Interkulturelle Offenheit und Freude am Umgang mit Studierenden sowie internationalen Gästen

Requirements

• Allgemeine Lehrstuhlorganisation, Termin- und Fristenmanagement, Dienstreisen, Prüfungs- und Sekretariatsangelegenheiten
• Organisation internationaler Konferenzen und Workshops
• Betreuung internationaler Gäste
• Tätigkeiten in der Öffentlichkeitsarbeit sowie auf der Website
• Personal- und Stellenverwaltung: Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Arbeitszeitänderungen und Personalvorgänge
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung: Budgetplanung, Mittelbewirtschaftung, Finanzcontrolling und Verwendungsnachweise
• Schriftliche und mündliche Fremdsprachenkorrespondenz
• Budgetverantwortung

Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Gemeinsame Aktivitäten im Team
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
• Möglichkeit zum Spracherwerb und Auslandsaufenthalt über ERASMUS