[Hiring] Office Clerk @Bundesverwaltungsamt

Role Description

Für das Vorzimmer der Präsidentin suchen wir ab sofort eine Bürosachbearbeitung als Vorzimmerkraft (w/m/d) Entgeltgruppe 7 TVöD mit einer Vorzimmerzulage in Höhe von 500,- € gem. II Nr.4 b. des BMI-Rundschreibens vom 4. Juli 2022 unbefristet. Standort: Bonn.

Die Vorzimmerkraft der Präsidentin der bpb unterstützt als in- und externe Schnittstelle bei allen administrativen Belangen.

• Bearbeitung von internen und externen Terminanfragen, Terminplanung und -koordinierung sowie Kalenderpflege
• Reiseplanung, -organisation und -abrechnung, inklusive Abstimmung des zeitlichen Ablaufs sowie Buchung von Reisemitteln und Unterkünften
• Büroorganisation, Postbearbeitung und -verteilung
• Organisation von Besprechungen und Konferenzen, wie Terminkoordination, Einladungen an Teilnehmende versenden sowie Besprechungsräume und -technik buchen und vorbereiten
• Zusammenstellung von Unterlagen für Termine und Sitzungen
• inhaltliche Aussteuerung der Terminvorbereitungen an die zuständigen Abteilungen und Referate der bpb sowie Koordinierung der Rückmeldungen
• Vertretung der Vorzimmerkraft des Vizepräsidenten
• Bearbeitung sensibler Informationen unter Wahrung der Vertraulichkeit
• allgemeine Korrespondenzen, Schreiben nach Vorlage erstellen und Standardantworten versenden
• Überwachung von Fristen
• Bearbeitung von Wiedervorlagen
• Gästeempfang

Qualifications

• eine erfolgreich absolvierte Ausbildung mit mindestens der Abschlussnote befriedigend als:
  • Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation
  • Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement
  • Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter
• eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie hauptberufliche Erfahrungen im Bereich Sekretariat
• routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
• selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, hohe Dienstleistungsorientierung, ausgeprägte Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Eigeninitiative
• hohes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und flexible Arbeitsweise in einem abwechslungsreichen (Aufgaben-)Umfeld
• Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
• sicheres, höfliches und verbindliches Auftreten
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

Requirements

• wünschenswert: mehrjährige Berufserfahrung in der Ausübung von Tätigkeiten einer Vorzimmerkraft auf Leitungsebene einer Behörde

Benefits

• eine Einstellung in Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD)
• die Gewährung einer Vorzimmerzulage in Höhe von 500,- Euro bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen
• bei bestehendem Dauerarbeitsverhältnis zum Bund oder bei bestehendem Dienstverhältnis zu einem öffentlich-rechtlichen Dienstherrn ist die Möglichkeit einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung zur bpb gegeben
• ein breites Aufgabenspektrum sowie gute Entwicklungsmöglichkeiten, interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten in einem kompetenten und kreativen Team
• flexible Arbeitszeiten, die es Ihnen ermöglichen, berufliche und private Herausforderungen erfolgreich miteinander in Einklang zu bringen (z. B. Gleitzeit, keine Kernzeiten, mobiles Arbeiten, ein auf Ihre Bedürfnisse angepasstes Teilzeitmodell)
• die Gewährung von Trennungsgeld und die Übernahme von Umzugskosten nach den gesetzlichen Bestimmungen bei Vorliegen der persönlichen und rechtlichen Voraussetzungen
• die Prüfung der Unterstützung durch die Wohnungsfürsorge des Bundes
• offene Kommunikationskultur, eigenverantwortliches Arbeiten, Teamarbeit
• intensive Unterstützung und Begleitung in Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Freiraum zur Verwirklichung eigener Ideen in Ihrem Verantwortungsbereich
• eine wertschätzende Behördenkultur
• Möglichkeit zum Bezug eines Deutschland-Jobtickets (DJT) mit zusätzlichem Arbeitgeberzuschuss
• Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.