[Hiring] Head of Secretariat for the Territorial Chamber of Bordeaux @Conseil d'Etat

Role Description

Sous l’autorité de la/du chef(fe) de chambre qui agit par délégation du secrétaire général, vous assurez d’une part la coordination de l’activité du secrétariat et d’autre part les fonctions de secrétaire d’audience.

• Animer et encadrer le secrétariat de la chambre sous l’autorité du/de la chef(fe) de chambre :
  • Gérer le temps de travail des secrétaires affectés dans la chambre : validation des congés, gestion des horaires de travail et du télétravail ;
  • Organiser les tâches du secrétariat : gérer le planning de la chambre et répartir les tâches entre les secrétaires du service (audiences, courrier etc…) notamment en gérant le remplacement des agents absents ;
  • Accompagner la prise de poste des secrétaires nouvellement affectés dans la chambre et participer à leur formation ;
  • Participer à l’évaluation des secrétaires d’audience en veillant au respect des objectifs annuels des secrétaires et en assistant le/la chef(fe) de chambre dans la préparation des entretiens professionnels des secrétaires ;
  • Rendre compte au/à la chef(fe) de chambre, détecter les difficultés, faire preuve d’initiative pour le fonctionnement du secrétariat de la chambre.
• Assurer le traitement des dossiers affectés dans la chambre :
  • Vérification des dossiers lors de la réception des pré-rôles d’audience pour préparer l’enrôlement ;
  • Exécution des actes nécessaires à la mise en état des dossiers afin qu’ils puissent être inscrits au rôle d’une audience (saisies d’informations sur les logiciels informatiques ; transmission des dossiers à d’autres services de la Cour…).
• Assurer la gestion des audiences :
  • Préparer l’audience : convocation des parties à l’audience ; communication des mémoires et des pièces aux parties, ainsi que de toute mesure d’instruction jugée utile par le rapporteur et le magistrat en charge du dossier ; communication des dossiers aux membres de la formation de jugement… ;
  • Organiser la tenue de l’audience publique et notamment :
    • Veiller à la fluidité de l’audience en assurant le pointage des interprètes à leur arrivée, en coordonnant la présence des avocats, des interprètes et des requérants, et en assistant les formations de jugement dans la prise en main des outils informatiques à leur disposition ;
    • Appeler les affaires inscrites au rôle de l’audience ;
    • Remplir le rôle de l’audience et les fiches « interprétariat » ;
  • Effectuer le suivi de l’audience : enregistrement du sens du délibéré ; traitement des décisions de renvois ; notification des décisions ; archivage.

Vous travaillez directement avec les rapporteurs de votre chambre et vous êtes la/le référent du secrétariat auprès des services de la Cour avec lesquelles vous êtes en lien quotidiennement (services du greffe, des ordonnances, de l’interprétariat, de l’accueil des parties et des avocats, et le bureau d’aide juridictionnelle…).

Qualifications

• Connaissances :
  • Niveau maîtrisé : Maniement des outils bureautiques et des logiciels dédiés à l’activité juridictionnelle de la Cour.
  • Niveau pratique : Connaissances en ressources humaines (congés, absences) ; Connaissances en informatique.
  • Initiation : Connaissances du fonctionnement et de l’organisation d’une juridiction.
• Savoir-faire :
  • Niveau maîtrisé : Capacités d’organisation et de gestion de son temps et de son équipe ; Respecter des délais ; Capacité à prendre des initiatives ; Capacité à rendre compte ; Capacité à identifier les problèmes liés à l’utilisation des logiciels et outils bureautiques.
  • Niveau pratique : Techniques de management.
• Savoir-être :
  • Goût du travail en équipe et du contact avec le public ;
  • Autonomie et réactivité ;
  • Qualités relationnelles ;
  • Capacité d’adaptation.

Location

Localisation : 17, cours de Verdun 33074 Bordeaux Cedex

Elements de candidature

Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.