[Hiring] Executive Assistant - VIGINUM @Viginum

Role Description

Articulé autour de plusieurs pôles de compétences, VIGINUM dispose notamment d’un état-major, dont les missions sont d’assister la direction du service dans la réalisation des objectifs fixés par les SGDSN et d’assurer la coordination des projets transverses suivant les arbitrages rendus par la direction. Dans ce contexte, lui est rattaché(e) un/une assistant(e) de direction notamment chargé(e) de :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de la direction;
• Préparer et organiser, au niveau logistique, les réunions, déplacements et interventions de la direction;
• Préparer et contrôler les dossiers de réunion;
• Accueillir physiquement les rendez-vous et les délégations;
• Procéder à la centralisation, la gestion, l’archivage des courriers à destination du service;
• Assurer l’enregistrement, la diffusion et le classement des documents classifiés et non classifiés transmis par le service;
• Transmettre les productions du service aux partenaires et aux autorités d’emploi sur les réseaux sécurisés;
• Apporter un appui ponctuel aux divisions du service.

Qualifications

• Forte polyvalence et adaptabilité;
• Discrétion et confidentialité;
• Rigueur, réactivité et sens de l’organisation;
• Diplomatie et goût pour le travail d’équipe;
• Qualité d’expression écrite (courriels) et orale (téléphone);
• Connaissance approfondie des outils bureautiques;
• Capacité à travailler en temps contraint.

Requirements

• Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Elements de candidature

• Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.