[Hiring] Executive Assistant / Operations Allrounder @Project Bay Workation Hotel UG (haftungsbeschränkt)

Role Description

Du bist die rechte Hand, das Organisationsgenie und der wichtigste Sparringspartner für unser Gründer-Team. In dieser abwechslungsreichen Position ist deine Hauptmission klar:

• Uns im operativen Tagesgeschäft maximal den Rücken freizuhalten, damit wir uns auf das strategische Wachstum konzentrieren können.
• Du bist ein echtes Multitalent, denkst proaktiv mit und packst genau dort an, wo es gerade brennt.

Deine Aufgaben im Detail:

• Operatives Allround-Management: Von A wie Anrufe bis W wie Workation-Planung – du übernimmst eigenständig wechselnde Ad-hoc-Projekte und administrative To-dos, die im Startup-Alltag anfallen.
• Finanzadministration & Sales-Support: Du unterstützt uns im Daily Business, schreibst Angebote, erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Aufgaben für unsere Buchhaltung.
• Kommunikation & Schnittstelle: Du bist das sympathische Aushängeschild nach außen. Du tätigst wichtige Anrufe und telefonierst bzw. korrespondierst absolut stilsicher mit unseren Partnern, Dienstleistern und Kunden.
• Event- & Reisemanagement: Von der Idee bis zur Umsetzung: Du planst und organisierst unvergessliche Workations, Teamevents sowie die allgemeine Termin- und Reisekoordination für interne und externe Teilnehmer.
• Daten- & Office-Management: Du baust und pflegst übersichtliche Tabellen (Google Sheets/Excel), erstellst professionelle, ansprechende Präsentationen (Google Slides/PowerPoint) und hältst unsere internen Systeme strukturiert.

Qualifications

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder bringst durch relevante Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Startup-Umfeld das nötige Handwerkszeug mit.
• Du bist ein echter Generalist, liebst die Abwechslung und denkst immer einen Schritt voraus. Monotone Routinen sind nichts für dich.
• Du arbeitest hochgradig selbstständig, zuverlässig und behältst auch dann die Ruhe und den Überblick, wenn viele verschiedene To-dos parallel anstehen.
• Durch die tägliche Anwendung bist du absolut routiniert im Umgang mit der Google Suite (insb. Sheets & Slides), MS Office, Slack und ähnlichen digitalen Tools.
• Du hast eine positive Ausstrahlung, bist serviceorientiert und hast echte Freude am direkten (telefonischen) Kontakt mit Partnern und Kunden.
• Du suchst keine Position zum reinen Verwalten. Du bist energetisch, lösungsorientiert und möchtest aktiv anpacken, um spürbaren Impact zu liefern.

Benefits

• Befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 16.12.2027 mit möglicher Verlängerung.
• Du spielst eine Schlüsselrolle für den Erfolg der nächsten Generation von erfolgreichen Startups.
• Du entwickelst mit uns ein erstklassiges Netzwerk von Organisationen und Personen in der Startup-Welt.
• Wir setzen auf kurze Kommunikationswege, ein offenes Miteinander, arbeiten eng und motiviert an gemeinsamen Zielen und wachsen täglich über uns hinaus.
• Eigenverantwortung mit spürbarem Impact für neue Ventures und Geschäftsmodelle.
• Du kommst in den Genuss langfristiger persönlicher Entwicklungsmöglichkeiten und einer fairen Vergütung sowie Sachzuwendungen.