[Hiring] Executive Assistant @Cryptory GmbH

Role Description

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) erwartet dich eine vielseitige Position mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum. Du unterstützt unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft, übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben und sorgst für reibungslose Abläufe. Dabei arbeitest du eng mit unserem Team zusammen und betreust eigenständig Projekte. Die Stelle ist in Teilzeit oder Vollzeit (30–40 Stunden pro Woche) möglich.

• Geschäftsführung unterstützen: Du unterstützt im operativen und strategischen Tagesgeschäft und hilfst bei der Koordination interner Projekte.
• Buchhaltung unterstützen: Du organisierst Belege und Rechnungen und unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung.
• Kunden-Onboardings begleiten: Du koordinierst und begleitest Onboardings und sorgst für einen professionellen Start unserer Neukunden.
• Geschäftsreisen organisieren: Du planst Reisen unserer Geschäftsführer und kümmerst dich um Flüge, Hotels und Buchungen.
• Events planen: Du organisierst unsere Veranstaltungen, koordinierst Locations und Dienstleister und begleitest die Umsetzung.
• Vertragsmanagement unterstützen: Du verwaltest Vertragsunterlagen, überwachst Fristen und Laufzeiten und sorgst für eine strukturierte Ablage.
• Termine und Meetings koordinieren: Du organisierst Besprechungen und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung.
• Präsentationen und Unterlagen erstellen: Du bereitest Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen vor.
• Kommunikation übernehmen: Du bearbeitest Korrespondenzen und kommunizierst mit Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern.

Qualifications

• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Hohe Eigenmotivation, Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
• Echter Teamplayer, der gerne mit anderen Menschen zusammenarbeitet
• Beherrschung der gängigen MS-Office-Anwendungen und sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ruhige Arbeitsumgebung und stabile Internetverbindung
• Kaufmännische Ausbildung oder erste Erfahrungen in der Assistenz, Verwaltung oder Organisation von Vorteil
• Kenntnisse in Google Workspace und ChatGPT sind hilfreich

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten: 30–40 Stunden pro Woche, Arbeitszeit in Abstimmung mit dem Team flexibel gestaltbar
• Remote-Arbeit: Arbeiten von zu Hause und enge Einbindung ins Team
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: Spannende Einblicke in die Führung und Weiterentwicklung des Unternehmens
• Eigenverantwortung: Übernahme eigener Projekte, Einbringung von Ideen und aktive Mitgestaltung interner Abläufe
• Strukturierte Einarbeitung: Vertrautmachen mit Produkten, Prozessen und Tools
• Persönlicher Mentor: Fester Ansprechpartner für Fragen, Feedback und Weiterentwicklung
• Regelmäßige Weiterbildungen: Gezielte Entwicklung fachlicher und persönlicher Fähigkeiten
• Mitarbeiterbenefits wie Wellpass: Vielfältige Sport- und Fitnessangebote
• Engagiertes Team: Gegenseitige Unterstützung, ehrliches Feedback und gemeinsames Arbeiten an Zielen