[Hiring] Back Office Staff in Research Management @Universität des Saarlandes Dezernat Personal

Role Description

Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Zentrale Verwaltung im Dezernat Forschungsmanagement folgende Stelle an:

Mitarbeiter*in im Backoffice des Dezernats Forschungsmanagement (m/w/d) Kennziffer N2381, Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe 6, Beschäftigungsdauer: unbefristet, Beschäftigungsumfang: 100 % der tariflichen Arbeitszeit.

Das Dezernat Forschungsmanagement (Dezernat F) als Teil der Zentralen Verwaltung der Universität des Saarlandes ist bei allen Fragen rund um die Einwerbung von Drittmitteln Anlaufstelle für ihre Wissenschaftler*innen. Es ist für den kompletten Prozess von der Antragsberatung und Einreichung über die Verhandlung und Gestaltung der zugehörigen Verträge bis zur finanziellen Abwicklung der Projekte zuständig. Das Dezernat F gliedert sich in die drei Abteilungen:

• Forschungsförderung und Forschungskultur
• Vertragsmanagement und Klinische Studien
• Drittmittelverwaltung

Für das Backoffice des Dezernats F, das dezernatsübergreifende Aufgaben wahrnimmt, suchen wir eine engagierte Unterstützung.

Ihre Aufgaben sind:

• Zentrale Ansprechperson für die Mitarbeitenden des Dezernats in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
• Organisation des laufenden Büro- und Verwaltungsbetriebs, insbesondere Postbearbeitung, Funktionspostfächer, Inventar- und Dokumentenmanagement
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und IT-Ausstattung sowie Koordination von Service- und Supportanfragen
• Termin-, Raum- und Veranstaltungskoordination sowie organisatorische Betreuung von Vorstellungsgesprächen, Besprechungen und Veranstaltungen
• Pflege und Weiterentwicklung der Informations- und Dokumentationsstrukturen einschließlich Homepage- und Intranetauftritt
• Administrative Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen von Mitarbeitenden sowie Unterstützung bei der Planung und Buchung von Dienstreisen
• Wahrnehmung von Sekretariatsaufgaben für den Vizepräsidenten für Forschung und gesellschaftliche Verantwortung

Weitere Zuständigkeiten:

• Erstellung, Pflege und Auswertung von Übersichten, Berichten und Datenbanken
• Mitwirkung bei der Dokumentation, Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse, einschließlich des Einsatzes KI-gestützter Anwendungen
• Administrative Unterstützung im Vertragsmanagement, insbesondere bei der Vorbereitung, Nachverfolgung und Dokumentation von Vertragsvorgängen
• Koordination der Schnittstelle zwischen Universität und Technology Transfer Office sowie administrative Begleitung von Erfindungsmeldungen und Schutzrechtsverfahren

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Kenntnisse relevanter Verwaltungs- und Organisationsabläufe, idealerweise im Hochschulumfeld
• Kenntnisse der hochschulinternen Verwaltungsstrukturen und Zuständigkeiten von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und Grundkenntnisse in TYPO3
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches Auftreten, hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• Sprachkenntnisse (gemäß GER): deutsch - C1; englisch - B1

Requirements

• Kenntnisse im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen zur Unterstützung administrativer Prozesse sind wünschenswert

Benefits

• Flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u.a. die Möglichkeit zur Telearbeit
• Sicherer und zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit attraktiven Konditionen
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (wie z.B. Sprachkurse)
• Attraktive Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie z. B. Hochschulsport
• Zusätzliche Altersvorsorge (RZVK)
• Vergünstigte Fahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel (Job-Ticket)
• Dienstfahrrad-Leasing (JobRad)