[Hiring] Assistant to the Vice-President @Conseil d'Etat

Role Description

Dans le cadre de ses fonctions, le vice-président du Conseil d’Etat dispose d’un secrétariat particulier, de deux chauffeurs, de deux maîtres d’hôtel et de deux huissiers affectés à son service. Ces agents sont rattachés au Cabinet du Conseil d’Etat dont les missions couvrent le champ protocolaire attaché à l’organisation des rencontres et des déplacements du vice-président ainsi qu’aux manifestations auxquelles il participe.

Le secrétariat particulier prend en charge tous les aspects matériels de l’organisation du travail du vice-président du Conseil d’Etat et assure quotidiennement tous les relais nécessaires avec les chauffeurs, huissiers et maîtres d’hôtel ainsi qu’avec les assistantes des secrétaires généraux et du président de la section du contentieux. Composé de trois assistant(e)s de direction travaillant en brigade, le secrétariat assure une couverture de la journée de 8h30 à 19h30.

Le (la) titulaire du poste assurera, dans le cadre d’une organisation du travail en brigade, toutes les activités classiques d’un assistanat de direction expérimenté. Son activité se développera en particulier dans les domaines suivants :

• Pilotage de l’organisation générale de l’activité du vice-président : gestion et anticipation de l’agenda, organisation des réunions en présentiel et à distance, préparation des dossiers de réunions, gestion des déplacements.
• Accueil, information, mise en place et vérification des dispositions protocolaires : établissements des listes protocolaires et des plans de table, accueil physique et téléphonique, recherche de documents et d’informations, gestion des invitations, vérification des règles d’accueil et des mises en place, mise à jour du répertoire des contacts.
• Suivi du courrier et préparation des dossiers : enregistrement et traitement du courrier et des parapheurs, classement et archivage papier et numérique des courriers et des documents. Suivi des abonnements presse et des documents officiels.
• Rédaction et mise en forme de documents : courriers, notes, discours, interventions, accusés de réception, fiches et menus. Réalisation de plans de tables, chevalets.
• Suivi des affaires réservées du vice-président.

Qualifications

• Vous êtes secrétaire administrative ou titulaire du baccalauréat pour les contractuels.
• Vous avez une expérience significative sur un poste équivalent en tant qu’assistant(e) d’une autorité (cabinet ministériel, direction d’un ministère, direction d’un service public).
• Vous avez une réelle aptitude à travailler en équipe et à partager l’information.

Requirements

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Powerpoint, Excel, Word et notamment suivi des corrections et publipostage).
• Maîtrise de la communication écrite et orale.
• Bonnes notions de protocole.
• Connaissance de l'anglais.
• Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
• Maîtrise de l'application de gestion de courrier Elise.
• Connaissance de l'organisation du Conseil d'Etat et du contexte institutionnel.

Benefits

• Capacité d'organisation et de gestion du temps.
• Capacité à travailler en équipe.
• Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d'urgence.
• Capacité à favoriser la circulation de l'information.
• Capacité à rendre compte.
• Rapiditié et soin dans l'exécution des travaux.
• Esprit d'initiative.

Company Description

Localisation : 75001 Paris, France

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.