[Hiring] Assistant Secretary @Agence de l'eau Seine-Normandie

Role Description

Le/la secrétaire assistant(e) apporte un appui aux autres services et au directeur territorial. Dans ce cadre, la/le secrétaire assistant(e) se voit confier trois missions principales :

• Assurer la gestion administrative courante de la direction :
  • Répondre et gérer les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs, assurer le suivi des mails et relayer les informations.
  • Préparer l’arrivée des nouveaux arrivants (commande de matériel, de badge) et participer à leur accueil et leur intégration au sein de la direction.
  • Gérer les agendas, préparer les dossiers et organiser les réunions.
  • Assurer la rédaction, l’enregistrement, le suivi et la transmission des courriers à signer par le directeur territorial ou la directrice générale, notamment via le logiciel Airs Courrier, en veillant au respect des délais de réponse.
  • Commander le matériel nécessaire au fonctionnement de la direction.
  • Participer à l’archivage numérique de la direction.
• Appui métier pour les services :
  • Appuyer les agents de la direction dans le suivi administratif de leurs dossiers (les aides financières, les redevances, etc.), à l’aide des logiciels métiers de la direction, jusqu’à leur envoi et leur archivage.
  • Contribuer en lien avec la cheffe de service à la rédaction de procédures internes visant à optimiser le fonctionnement administratif des services.
  • Accompagner les partenaires extérieurs dans l’appropriation des nouveaux outils et procédures, dans le cadre de la modernisation des logiciels métiers.
  • Participer à l’instruction de certains dossiers de subvention de la direction (avenants, etc.).
• Appui logistique et évènementiel :
  • Appuyer l’agent en charge de la communication dans l’organisation et la gestion des événements de la direction (forums, comités des partenaires, webinaires, etc.).
  • Assurer le soutien logistique des événements en coordonnant les réservations de salles et les prestations nécessaires (restauration, équipements, etc.).
  • Participer à l’établissement des listes de participants et effectuer les relances nécessaires.
  • Préparer les dossiers de séance et les documents utiles au bon déroulement des événements.
  • Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des supports de communication de la direction.

Qualifications

• Non titulaires : Justifier d’un titre ou diplôme de premier cycle de l’enseignement supérieur, soit d’un titre ou diplôme certifié de niveau 5.
• Non titulaires internes : Remplir les conditions du décret 2007-832.
• Fonctionnaires : Appartenir au corps ou être accueillis en détachement sur le corps des secrétaires d’administration et de contrôle du développement durable.
• Le poste est classé en groupe 2 RIFSEEP.
• Niveau d'études minimum requis : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2.

Requirements

• Savoirs : Bonne connaissance des outils bureautiques office : Word, Excel et Powerpoint. Facilité avec les outils numériques et maîtrise des réunions en visioconférence.
• Savoir-faire :
  • Maitrise des techniques de secrétariat.
  • Accueil d'une personne, d'un groupe, du public.
  • Bonnes capacités rédactionnelles indispensables, sens de la communication.
  • Mise en œuvre d'une règle ou d'une procédure.
• Savoir-être :
  • Goût du travail en équipe et facilités de contact.
  • Rigueur et organisation, gestion des priorités.
  • Dynamisme, proactivité et agilité.
  • Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations.

Elements de candidature

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.