[Hiring] Assistant or Executive Assistant @Fonction publique Territoriale

Role Description

• Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
• Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Collectivité.
• Transmettre les documents dans les délais.
• Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
• Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails.
• Traiter les flux de courriers entrants et sortants.
• Recevoir et réorienter les courriers électroniques.
• Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
• Intervenir sur des outils de gestion de flux décisionnels (progiciels de gestion, bases de données) pour leur constitution, leur mise à jour et la production d’extractions.
• Assembler, trier, classer et archiver des documents.
• Synthétiser et présenter des informations.
• Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Collectivité.
• Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Collectivité.
• Gérer l’agenda de l’entité ou du/des responsables, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
• Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Collectivité.
• Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
• Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.
• Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers le service compétent.
• Garantir la confidentialité.
• Intervenir dans le cadre de processus fonctionnels ou opérationnels de la Collectivité pouvant inclure les processus de gestion, financiers et RH.
• Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus.
• Proposer si besoin des évolutions concernant les processus en place.
• Assurer le suivi, commander les matériels nécessaires à la bonne exécution du travail du service.

Qualifications

• Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales.
• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction.
• Techniques d’expression orale et écrite.
• Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
• Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
• Maîtrise des procédures administratives.
• Connaissance de l’environnement public.
• Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.
• Organiser l’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités.
• Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité.
• Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office.
• Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve.
• Capacité à travailler en équipe.
• Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse.
• Très bonne expression orale.
• Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie.
• Engagement, disponibilité.
• Rigueur, fiabilité et discrétion.
• Esprit d’initiative, proactivité.
• Réactivité et capacités d’adaptation.
• Organiser, gérer, anticiper.
• Evaluer des informations.
• Bonne présentation.