[Hiring] Administrative Officer @Magistrat der Stadt Offenbach am Main

Role Description

Für die Geschäftsstelle des Büros der Stadtverordnetenversammlung suchen wir zwei Sachbearbeiter\*innen, die gemeinsam dafür sorgen, dass auf der politischen Bühne alles läuft.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Prüfung der eingehenden Magistratsvorlagen und Fraktionsanträge – einschließlich der Klärung der Öffentlichkeit oder Nichtöffentlichkeit mit den Dezernaten – und Aufnahme in den Geschäftsgang
• Vorbereitung der Sitzung der Stadtverordnetenversammlung und ihrer Ausschüsse: Tagesordnungen/Einladungen, Sitzungsunterlagen, öffentliche Bekanntmachung sowie Aufbereitung der Drucksachen für das politische (Rats)Informationssystem
• Teilnahme an den Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung und Unterstützung bei der Protokollierung
• Unterschriftsreife Anfertigung der Beschlüsse, Pflege der Beschlusslage und Bearbeitung des Anfragewesens der Stadtverordneten an den Magistrat
• Terminorganisation, Bearbeitung von Einladungen und Recherche für Grußworte sowie Verwaltung von Verfügungsmitteln
• Anordnung von Rechnungen, Aktenführung und Betreuung des Archivs der Stadtverordnetenversammlung
• Mitwirkung an Veranstaltungen, insbesondere am „Kulturfest der Nationen“
• Abwicklung allgemeiner Geschäftszimmeraufgaben und gegenseitige Vertretung

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich (Verwaltungsfachangestellte\*r, Verwaltungswirt\*in) oder eine abgeschlossene Ausbildung zum\*zur Kaufmann\*frau für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Büroorganisation, bevorzugt mit Bezug zur öffentlichen Verwaltung
• Gute EDV-Kenntnisse (MS Office), insbesondere in den Programmen MS Outlook und MS Word sowie die Bereitschaft, sich in die eingesetzten Fachverfahren (Sitzungs- und Dokumentenmanagement, politisches (Rats)Informationssystem, Haushaltssoftware) einzuarbeiten
• Sicheres und verbindliches Auftreten sowie Freude an Teamarbeit
• Ausgeprägtes Planungs- und Organisationsvermögen sowie eine selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Befähigung zur Selbstorganisation und Gelassenheit, wenn vor Sitzungen mehrere (fristgebundene) Vorgänge gleichzeitig anliegen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein für den eigenen Arbeitsbereich sowie eine ausgeprägte Sensibilität und Diskretion
• Überparteilichkeit und Neutralität im Umgang mit allen Fraktionen und Stadtverordneten
• Zeitliche Flexibilität: Die Geschäftsstelle ist regelmäßig bis in den frühen Abend besetzt; an Sitzungstagen kann es vereinzelt später werden. Hinzu kommen wenige Veranstaltungen im Jahr, von denen üblicherweise nur das „Kulturfest der Nationen“ auf ein Wochenende fällt
• Interkulturelle Kompetenz und Genderkompetenz
• Sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (mind. Level C2 CEFR) sowie Sicherheit in Rechtschreibung und Ausdruck

Benefits

• Einen sicheren, vielseitigen und teils mobilen Arbeitsplatz in zentraler Lage
• 30 Tage Urlaub (ab 2027 31 Tage für Beschäftigte) plus einen Familientag, zusätzliche arbeitsfreie Tage (24.12. u. 31.12.) sowie Zeit-statt-Geld-Wahlmodell (Umwandlung der Jahressonderzahlung in bis zu drei zusätzliche Urlaubstage)
• Einstiegsgehalt ab 48.000 € jährlich bzw. eine faire und transparente Vergütung nach TVöD 8
• 39 Stunden pro Woche mit flexibler Arbeitszeit (Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto), damit der Job zum Leben passt
• Zwei Vollzeitstellen, die grundsätzlich auch teilbar sind. Aufgrund des Sitzungsdienstes ist jedoch eine regelmäßige Präsenz in den Abendstunden und gelegentlich am Wochenende erforderlich.
• Kostenloses Jobticket (gesamtes RMV-Gebiet inklusive Mitnahmeregelung)
• Fahrradleasing, gesicherte Fahrradstellplätze und Duschen im Rathaus
• Betriebliche Altersvorsorge bei der ZVK Darmstadt für Beschäftigte
• Entwicklungsförderung durch interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten sowie vielfältige Maßnahmen für eine gute Führungskultur
• Betriebliches Gesundheitsmanagement für körperliches und mentales Wohlbefinden
• Attraktive Rabattplattformen
• Einen Arbeitsplatz am Puls der Kommunalpolitik
• Unterstützung bei der Wohnungs- und Kitaplatzsuche
• Eine von Offenheit geprägte Arbeitskultur, die sich im täglichen Miteinander und unserem lösungsorientierten Handeln widerspiegelt
• Kostenlose Mitgliedschaft in der Stadtbibliothek

Contact Information

Sie haben Fragen? Auskünfte erteilt Ihnen gerne Lucia Wirbelauer unter [email protected] und/oder Tel. 069/8065-2856.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 25.10.2026 auf offenbach.de/jobs !

Mehr über die Stadt Offenbach als Arbeitgeberin gibt’s hier zum Nachlesen.

Additional Information

Offenbach ist eine Stadt der Vielfalt, geprägt von Menschen mit verschiedenen Erfahrungen. Wir ermutigen Bewerber\*innen mit vielfältigen Biografien und Fachwissen, sich bei uns zu bewerben. Diese Perspektiven sind für uns unerlässlich, um unsere Stadtgesellschaft bestmöglich abzubilden und zu stärken.

Schwerbehinderte Menschen im Sinne des § 151 SGB IX werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.